Recepcionista Guatemala

Recepcionista Guatemala

Guatemala City, Guatemala, Guatemala

(On-site)

Job Description

Brindará servicio en la entrega diaria de actividades administrativas atentas, efectivas y eficientes en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Proporcionará un servicio consistente, de alta calidad y contribuirá a la administración correcta de los recursos para ayudar a asegurar efectividad operativa en apoyo a la realización de programas de alta calidad. Representa nuestra imagen, carta de presentación y el enlace entre el personal de CRS y nuestros socios, donantes, proveedores y toda aquella persona que tenga relación con nuestra organización.

FUNCIONES PRINCIPALES:

•Atender al público en general, visitantes, socios, proveedores, colegas, personal de CRS en referencia a asuntos de recepción.

•Atender a las llamadas telefónicas internas y externas a través de la operación de la planta telefónica y celular institucional, transferencia de llamadas, digitación de llamadas internacionales, recepción y entrega de mensajes.

•Recepción, clasificación y distribución de la correspondencia después de haberla escaneado (incluyendo facturas físicas, documentos, vales de hospedaje, agendas, listado de participantes).

•Preparar borradores de cartas cuando se le soliciten.

•Realiza arreglos de viaje y logísticos para personal de operaciones y visitantes. (p.ej. solicitud de celular, chip, transporte, requisiciones de hospedaje)

•Actualiza de manera permanente los listados de contactos (directorios) de CRS, incluyendo los datos del personal nacional, internacional, mantiene informado al personal de los cambios en los mismos mensualmente.

•Administrar el uso de los salones de reuniones de CRS, avisando a Mantenimiento sobre café o agua, así como cancelando reservas o ayudando al personal por algún inconveniente.

•Envíos de paquetes de Courier (DHL y Cargo Expreso) para envíos internacionales y dentro de la república.

•Está a cargo de Recepción de Oficina Guatemala.

•Apoyar a otras áreas de Operaciones (como Finanzas y Recursos Humanos) cuando se le requiere

Recepcionista

Actualización RH septiembre 2026

•Control de insumos como: resmas de papel, tóner, café, artículos de cocina y aseo de los baños y limpieza en general. Control de stickers de parqueo y solicitud de estos.

•Elabora e ingresa requisiciones en Insight de operaciones o programas GT, cuando se le soliciten.

•Recibe los bienes en la recepción, los almacena y notifica de la recepción, a través de los canales establecidos.

Qualifications

Antecedentes, Experiencia y Requisitos :

• Educación y Experiencia

• •Título a nivel diversificado de secretaria bilingüe. Una ventaja estar cursando carrera universitaria en Administración o carrera afín.

• •Experiencia de dos años en un ambiente de oficina desempeñando tareas administrativas. Experiencia con una ONG local o internacional es una ventaja.

• •Experiencia con digitación/procesadores de palabra, ingreso de datos en bases de dato y formularios en línea y trabajar con varios equipos de oficina.

• •Experiencia en paquete de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de información gerencial, manejar sistemas de SAP o bien experiencia en un sistema contable.

• •Experiencia previa en “atención al cliente”.

• •Experiencia previa en procesos administrativos (preferible).

• Habilidades Personales

• •Buenas habilidades en la administración del tiempo con capacidad de trabajar en varias tareas.

• •Fuerte orientación al servicio al cliente con buenas habilidades de comunicación e interpersonales.

• •Proactivo, ingenioso y orientado a soluciones y a resultados.

• •Alta habilidad de organización, priorización y manejo de detalles.

• •Madurez emocional y asertividad

• •Alta capacidad en el manejo de información confidencial Lengua Extranjera Requerida/Deseada Inglés intermedio

• Disponibilidad para viajar: N/A Relaciones Laborales Clave:

• Internas: Especialista de Administración, Asistentes de Programas, Asistentes de Administración y de los otros departamentos, colegas de CRS.

• Externas: Socios, proveedores, donantes y entidades afines no gubernamentales.

Competencias de la Agencia (para todo el Personal de CRS):

• Las competencias de la agencia aclaran los comportamientos y actitudes esperados para todo el personal. Cuando se demuestran, crean un lugar de trabajo atractivo, ayudan al personal a lograr lo mejor de sí mismos y ayudan a CRS a alcanzar los objetivos de la agencia. Estas competencias están arraigadas en la misión, los valores y los principios rectores de CRS y son utilizados por cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr los resultados deseados.

• •Responsabilidad personal: Consistentemente asume la responsabilidad de sus propias acciones.

• •Actúa con integridad: Modela consistentemente valores alineados con los Principios Rectores y la misión de CRS. Se considera honesto.

• •Genera y mantiene la confianza: Muestra coherencia entre palabras y acciones.

• •Colabora con otros: Trabaja eficazmente en equipos interculturales y diversos.

• •Abierto para aprender: Busca experiencias que puedan cambiar la perspectiva o brindar la oportunidad de aprender cosas nuevas.

• Descargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición. La duración de la contratación de esta posición está sujeta a la duración de los fondos de los proyectos y/o programa de país, así como entre otros procesos internos basados en la ley local.

• Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación. CRS es un empleador que promueve la igualdad de oportunidades laborales.

• About Us

• Catholic Relief Services is the official international humanitarian agency of the Catholic community in the United States. Catholic Relief Services works to save, protect, and transform lives in need in more than 100 countries, without regard to race, religion or nationality. Catholic Relief Services’ relief and development work is accomplished through programs of emergency response, HIV, health, agriculture, education, microfinance, and peacebuilding. We welcome as a part of our staff people of all faiths and secular traditions who share our values and our commitment to serving those in need. CRS’ processes and policies reflect our commitment to safeguarding children and vulnerable adults from abuse and exploitation.

• CRS welcomes candidates from the countries and regions in which we work. In the event the successful candidate is an expatriate, the anticipated duration of the assignment is informed by a term limit, based on the type and level of the job and the needs of the agency.

• CRS is committed to safeguarding program participants, community members, staff and volunteers from all forms of exploitation and abuse. The successful candidate is expected to sign and adhere to CRS´ Code of Conduct.

• CRS talent acquisition procedures reflect our commitment to safeguarding the rights and dignity of all people - especially children and vulnerable adults - to live free from abuse and harm.

• Disclaimer: This job description is not an exhaustive list of the skill, effort, duties, and responsibilities associated with the position.

• CRS is an Equal Opportunity Employer.

• General Requirements

• CRS offers are contingent on the selected candidate’s ability to legally work where the position is to be performed. Every government has a unique set of work permit eligibility requirements. All positions requiring residence or frequent travel outside a home country must undergo and clear a pre-employment medical clearance; some work permit processes require clearing a separate government administered medical examination.

• CRS prioritizes candidates who are citizens/ permanent residents of the countries where we have CRS offices.

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• Job Info

• Job Identification

• 3002943

• Job Category

• Operations and Administration

• Posting Date

• 10/14/2026, 11:39 AM

• Locations

• Guatemala City, Guatemala, Guatemala

• (On-site)

• Apply Before

• 10/26/2026, 01:55 AM

• Job Schedule

• Full time

• Job Shift

• Day

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