P&C Assistant

OBJETIVO DA FUNÇÃO

O Assistente de Pessoas & Cultura (P&C) presta apoio administrativo, operacional e de atendimento de elevada qualidade à função de Pessoas & Cultura, assegurando uma gestão eficiente dos sistemas, processamento salarial, recrutamento, reporting e conformidade organizacional.

A função é responsável por garantir a gestão rigorosa dos dados dos colaboradores, a administração salarial, o suporte aos sistemas de Recursos Humanos, a coordenação dos processos de recrutamento e integração de novos colaboradores, o cumprimento das políticas da World Vision e da legislação laboral angolana, bem como a produção de relatórios e análises da força de trabalho.

Esta posição desempenha um papel fundamental nas operações de Pessoas & Cultura, apoiando gestores e colaboradores ao longo de todo o ciclo de vida do colaborador, promovendo a excelência operacional, a integridade dos dados, o bem-estar dos colaboradores e uma cultura organizacional positiva.

Adicionalmente, contribui para a eficácia organizacional através da coordenação de projetos de P&C, do apoio a iniciativas de transformação digital, do fortalecimento do envolvimento dos colaboradores e da disponibilização de informação rigorosa e atempada para suporte à tomada de decisão.

1. Gestão de Arquivos Físicos e Digitais dos Trabalhadores

• Manter os processos individuais dos trabalhadores completos, atualizados e organizados, tanto em formato físico como digital.
• Arquivar de forma atempada contratos de trabalho, avaliações de desempenho, registos disciplinares e outros documentos relacionados com os trabalhadores.
• Garantir a confidencialidade e o armazenamento seguro das informações dos trabalhadores, em conformidade com as políticas da organização.
• Realizar auditorias periódicas para verificar a integridade, exatidão e atualização dos processos individuais.
• Facilitar o acesso e a recuperação atempada dos registos dos trabalhadores para fins operacionais, de conformidade e auditoria.

2. Assegurar a Atualização dos Sistemas de P&C, Repositórios Box e Arquivos Físicos

• Atualizar, de forma atempada, os registos dos trabalhadores no Workday, Box, sistemas de processamento salarial e outras bases de dados de P&C.
• Verificar a exatidão e consistência dos dados em todos os sistemas de Recursos Humanos e plataformas de arquivo.
• Processar alterações ao longo do ciclo de vida dos Trabalhadores, incluindo admissões, transferências, promoções e desvinculações.
• Realizar revisões periódicas da qualidade dos dados e corrigir prontamente quaisquer discrepâncias identificadas.
• Garantir informação fiável e atualizada da força de trabalho para suporte ao reporte e à tomada de decisão.

3. Apoio aos Processos de Recrutamento e Formação

• Coordenar a divulgação de vagas, a triagem de candidaturas, o agendamento de entrevistas e a verificação de referências.
• Manter atualizados os mapas de acompanhamento de recrutamento e assegurar o correto registo da documentação associada ao processo.
• Preparar contratos de trabalho e documentação de integração para novos colaboradores.
• Coordenar programas de acolhimento e integração de novos colaboradores.
• Apoiar o planeamento e a implementação de iniciativas de formação e desenvolvimento de competências dos colaboradores.

4. Apoio ao Processo Completo de Processamento Salarial

• Compilar e validar os dados salariais para garantir a sua exatidão antes do processamento.
• Processar salários, benefícios, deduções e contribuições legais dos trabalhadores.
• Efetuar a reconciliação dos relatórios salariais e resolver discrepâncias antes da submissão final da folha salarial.
• Coordenar as submissões à Administração Geral Tributária (AGT) e ao Instituto Nacional de Segurança Social (INSS), garantindo o cumprimento dos prazos legais.
• Responder a questões relacionadas com remunerações e manter os registos salariais com elevado nível de confidencialidade.

5. Atuar como Embaixador do Programa LDR (Listening, Development & Recognition) de P&C

• Coordenar iniciativas de escuta ativa dos colabo