Oficial de Cadena de Abastecimiento y Compras

Oficial de Cadena de Abastecimiento y Compras

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO El Oficial de Cadena de Abastecimiento y Compras es responsable de las compras requeridas en las bases, así como de la debida gestión de los activos, manejo del inventario, almacenamiento, transporte de bienes y personas, gestión de flotas de vehículos y apoyo logístico general al programa general en Ocaña Norte de Santander y municipios asignados de conformidad con el marco interno de Danish Refugee Council – DRC y las regulaciones impuestas por los donantes.

RESPONSABILIDADES:

LOGÍSTICA

• Asegurar la entrega oportuna de los materiales solicitados, teniendo en cuenta los procesos y tiempos establecidos por DRC.
• Garantizar la gestión de los servicios generales para los equipos de trabajo (alojamiento, personal, visitantes, oficinas, lugares de almacenamiento y seguridad).
• Coordinar con el equipo de seguridad para asegurar una distribución logística acorde con las condiciones operacionales y de contexto.
• Planificar y asegurar la disponibilidad de kits humanitarios para respuesta de emergencia en los programas de DRC.
• Brindar soporte logístico a las operaciones de la base y a los municipios asignados, garantizando el cumplimiento de los procedimientos internos y los requerimientos de los donantes.
• Apoyar el mantenimiento y adecuado funcionamiento de las instalaciones de DRC en Ocaña, Norte de Santander y municipios asignados.
• Implementar mecanismos de control, seguimiento y verificación de los bienes y elementos asignados al personal y a los programas.
• Apoyar los procesos de verificación física, auditorías internas y revisiones operativas relacionadas con la gestión logística cuando sea requerido.

GESTIÓN DE INVENTARIOS Y ACTIVOS

• Control, seguimiento y aseguramiento del inventario de kits humanitarios de DRC en Ocaña, Norte de Santander y municipios asignados.
• Control, registro y seguimiento de los activos fijos gestionados en la oficina local.
• Realizar inventarios periódicos y llevar el control detallado del inventario general de DRC.
• Implementación de mecanismos de control, conciliación y seguimiento de inventarios.
• Identificar riesgos, inconsistencias o desviaciones en la gestión de activos e inventarios, recomendando e implementando acciones correctivas y preventivas.
• Asegurar que toda la información relacionada con inventarios y activos esté actualizada y alineada con las directrices de Oficina Nacional y los donantes en el sistema ERP Dynamics.
• Asegurar el registro oportuno, la trazabilidad y la disponibilidad de los activos fijos, reportando y documentando cualquier incidente, pérdida, daño o baja de activos.
• Realizar verificaciones físicas periódicas de los activos y conciliarlas con los registros del sistema.
• Garantizar el adecuado respaldo documental de los movimientos de inventario y activos, asegurando transparencia, trazabilidad y cumplimiento de auditorías internas y externas.
• Coordinar las transferencias, asignaciones, préstamos y bajas de activos de acuerdo con las políticas y procedimientos vigentes de DRC.

GESTIÓN DE FLOTA

• Asegurar el cumplimiento de los procesos de gestión de flota de DRC en Ocaña, Norte de Santander y municipios asignados.
• Garantizar la disponibilidad de los vehículos requeridos para la ejecución de las actividades programáticas y operacionales.
• Coordinar las revisiones periódicas, mantenimientos preventivos y correctivos de los vehículos, y reportar oportunamente cualquier novedad o falla identificada.
• Mantener actualizada toda la documentación legal y operativa de la flota, gestionando oportunamente renovaciones de seguros, SOAT, revisiones técnico-mecánicas, permisos y demás requisitos aplicables.
• Monitorear el uso y consumo de combustible de la flota de la oficina local, identificando desviaciones y proponiendo acciones correctivas cuando sea necesario.
• Realizar seguimiento periódico a los logbooks y demás registros de flota, verificando la calidad de la información registrada, analizando tendencias de uso, kilometraje, consumo y mantenimiento para anticipar riesgos y establecer medidas correctivas o preventivas.
• Garantizar que los expedientes físicos y digitales de los vehículos se encuentren completos, organizados y disponibles para procesos de auditoría interna y externa.
• Promover el cumplimiento de las políticas de seguridad vial y uso adecuado de los vehículos por parte de los conductores y usuarios autorizados.

ADMINISTRACIÓN

• Colaboración con la unidad de finanzas para el correcto registro de la cadena de abastecimiento.
• Coordinación con la unidad de finanzas para la oportuna ejecución de los pagos.
• Otras actividades que requiera la organización relacionada con la gestión logística en Ocaña, Norte de Santander y municipios asignados.

EXPERIENCIA Y COMPETENCIAS TÉCNICAS:

• Mínimo 2 años de experiencia en logística humanitaria, adquisiciones, transporte y distribución, almacenamiento y gestión de stocks para emergencias humanitarias.
• Buena comprensión de las normas y regulaciones de adquisiciones de los principales donantes internacionales.
• Buen conocimiento de la normatividad local a nivel de contrataciones.
• Excelentes conocimientos de MS Word, Excel y PowerPoint.
• Dominio intermedio de inglés será un valor agregado en el proceso.
• Capacidad analítica y resolutiva.
• Conocimiento avanzado en manejo de ERP´s
• Capacidad de gestión, proactividad, organización y atención al detalle.
• Habilidades de comunicación, calidez y amabilidad, orientación al servicio.

REQUISITOS EN TÉRMINOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y CONOCIMIENTOS TÉCNICOS: Título Universitario pertinente en logística, administración de empresas y/o gestión de la cadena de suministro o carreras afines.

IDIOMAS:

• Castellano (obligatorio)

Todas las funciones de DRC requieren que el titular domine las competencias básicas de DRC:

• Lograr la excelencia: centrarse en alcanzar resultados y garantizar procesos eficientes
• Colaboración: involucrar a las partes relevantes y alentar la retroalimentación
• Tomar la iniciativa: tomar posesión e iniciativa mientras se busca la innovación
• Comunicar: escuchar y hablar con eficacia y honestidad
• Demostración de integridad: actuar de acuerdo con la visión y los valores de DRC

OFRECEMOS:

• La oportunidad de pertenecer a una de las mejores ONG's a nivel mundial.
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• Fecha de inicio: Noviembre 2026
• Salario y condiciones de acuerdo con los términos de empleo en Colombia.