Office Management Assistant (M/W/D)

Office Management Assistant (M/W/D)

Unternehmensbeschreibung

Believe heißt - Leidenschaft für Musik, digitales Marketing und Technologie. Diese Leidenschaft verbindet über 2000 Talente in mehr als 50 Ländern. Weltweit gestalten wir den Wandel der Musikindustrie mit Respekt, Expertise, Fairness und Transparenz.

In der Believe Germany Gruppe haben erfolgreiche Player im deutschen Musikmarkt ihre Kompetenzen gebündelt, um Künstler*innen und Labels optimal in jeder Karrierephase zu begleiten.

Mit 170 Expert*innen bietet die Believe Germany Gruppe verschiedene Lösungen und kundenorientierte Services über ein Portfolio von Marken wie TuneCore, Nuclear Blast, Madizin Music und Groove Attack an.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir am Standort Berlin eine/n Office Management Assistant (m/w/d).

Stellenbeschreibung

Du übernimmst eigenverantwortlich das Office Management an unserem Standort in Berlin mit rund 30 Mitarbeitenden. Dabei arbeitest du eng mit dem zentralen Office Management in Hamburg zusammen.

Deine Aufgaben:

• Organisation des Empfangs, Begrüßung und Betreuung von Besucher*innen
• Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern und der Hausverwaltung
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, inkl. Budgetmanagement
• Allgemeine Instandhaltung (Reinigung der Kaffeemaschine, geteilter Spülmaschinendienst, Auffüllen von Verbrauchsmaterialien)
• Bearbeitung der Post (inkl. internationaler Briefe & Pakete), Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, Bearbeitung von E-Mail-Anfragen
• Organisation & Begleitung von internen Veranstaltungen (z. B. Team-Workshops), inkl. Bestellung und Bereitstellung von Catering und Materialien
• Unterstützung im Bereich Arbeitssicherheit & Corporate Social Responsibility
• Unterstützung bei weiteren Anliegen, die durch das zentrale Office Management in Hamburg anfallen könnten

Qualifikationen

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bürobereich oder in der Hotellerie bzw. im Gastgewerbe
• Du hast Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer vergleichbaren administrativen oder kundenbezogenen Rolle
• Du bist ein Organisationstalent, zeigt Initiative, arbeitest strukturiert und detailorientiert
• Du trittst freundlich, aber auch bestimmt auf und behältst auch in stressigeren Situationen den Überblick
• Du bringst sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit
• Du bist sicher im Umgang mit den gängigen Google-Suite-Tools (E-Mail, Kalender, Docs, Sheets), sowie Slack

Zusätzliche Informationen

Umfang: 20 Std/Woche (5-Tage Woche)

Du bist motiviert, kommunikativ, arbeitest strukturiert und schätzt einen kreativen Austausch im Team? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

Gleiche Chancen für alle: Wir setzen uns für eine vielfältige und inklusive Kultur ein, die die besten Talente anzieht und unsere Vision vorantreibt. Wir heißen ausdrücklich Kandidat*innen jeder Religion, Herkunft, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter oder Familienstand willkommen.

Bewirb Dich einfach, selbst wenn Du nicht alle Erwartungen erfüllst.