Office Administrator & Document Controller

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Office Administrator & Document Controller

Quem somos?

Na Engivia, empresa do Grupo Sener, desenvolvemos soluções de engenharia e consultoria para projetos complexos e multidisciplinares, em Portugal e noutros mercados internacionais.

Trabalhamos num ambiente profissional, dinâmico e internacional, colaborando com diferentes empresas, equipas técnicas, clientes e parceiros do Grupo Sener.

Neste momento, procuramos reforçar a nossa equipa em Lisboa com uma pessoa organizada, rigorosa e proativa, que assegure a coordenação administrativa do escritório e preste apoio nas áreas de controlo documental, contabilidade, recursos humanos, compliance e gestão interna.

Qual será a sua missão?

Como Office Administrator & Document Controller, será responsável por assegurar o bom funcionamento diário do escritório de Lisboa e apoiar a organização administrativa e documental da empresa.

A função combina responsabilidades de gestão de escritório, controlo documental e suporte administrativo às áreas Financeira, Recursos Humanos, HSE, Compliance e Direção.

Quais serão as suas responsabilidades?

Gestão do escritório

• Assegurar o funcionamento diário do escritório e coordenar os serviços administrativos gerais.

• Gerir fornecedores, compras, material de escritório, instalações e serviços contratados.

• Organizar reuniões, visitas, deslocações e outras necessidades logísticas.

• Acompanhar contratos e serviços relacionados com o funcionamento do escritório.

• Atuar como ponto de contacto com consultores externos, fornecedores e parceiros de negócio.

Controlo documental

• Manter sistemas eficazes de controlo documental, arquivo e gestão de registos.

• Receber, registar, classificar, distribuir e arquivar documentação técnica, administrativa e contratual.

• Verificar a nomenclatura, numeração, formato, revisão e estado dos documentos.

• Assegurar a rastreabilidade e a correta organização da documentação.

• Apoiar a gestão de acessos, permissões, altas, baixas e incidências nas plataformas documentais.

• Coordenar entregas documentais através das plataformas internas e das plataformas dos clientes.

• Apoiar a implementação e o acompanhamento dos procedimentos de revisão, aprovação e emissão de documentos.

• Preparar registos, listagens, relatórios de estado e indicadores de controlo documental.

• Prestar apoio e orientação às equipas relativamente aos procedimentos e ferramentas de gestão documental.

Apoio administrativo e financeiro

• Prestar apoio administrativo à equipa Financeira.

• Apoiar o processamento e acompanhamento de faturas de clientes e fornecedores.

• Recolher, verificar e organizar documentação contabilística.

• Apoiar o controlo de despesas, notas de gastos, ordens de compra e pagamentos.

• Manter atualizados os registos administrativos e financeiros.

• Coordenar a troca de informação com contabilistas, consultores fiscais, bancos e outros prestadores externos.

• Apoiar os processos de fecho mensal e a preparação da documentação solicitada pela equipa Financeira.

Recursos Humanos

• Prestar apoio administrativo aos processos de recrutamento, contratação, integração e saída de colaboradores.

• Preparar e organizar a documentação necessária para novas admissões.

• Coordenar atividades de onboarding, incluindo equipamentos, acessos, formação inicial e integração no escritório.

• Manter atualizados os registos e documentos administrativos dos colaboradores.

• Apoiar a gestão de férias, ausências, formação e medicina do trabalho, em coordenação com as equipas responsáveis.

• Manter a confidencialidade da informação pessoal e laboral.

HSE, compliance e governação

• Coordenar atividades administrativas relacionadas com Saúde, Segurança e Ambiente.

• Apoiar a organização de documentação de medicina do trabalho, prevenção, seguros e formação obrigatória.

• Apoiar atividades de compliance, governação societária e controlo interno.

• Acompanhar prazos, certificados, seguros, procurações, contratos e documentação corporativa.

• Colaborar na preparação de auditorias, inspeções e pedidos de informação.

• Assegurar o arquivo adequado das principais evidências administrativas e de conformidade.

Apoio à Direção

• Prestar apoio executivo e administrativo à equipa de gestão.

• Preparar apresentações, relatórios, atas, correspondência e documentação de suporte.

• Coordenar reuniões e acompanhar os respetivos assuntos pendentes.

• Tratar informação sensível e confidencial com rigor e discrição.

O que procuramos?

• Formação em Administração, Gestão, Contabilidade, Secretariado, Gestão Documental ou área semelhante.

• Experiência prévia em funções administrativas, gestão de escritório, contabilidade administrativa ou controlo documental.

• Será valorizada experiência em empresas de engenharia, construção, consultoria ou gestão de projetos.

• Bons conhecimentos de Microsoft Office, especialmente Excel, Word, PowerPoint, Outlook e Teams.

• Experiência com SharePoint e plataformas de gestão documental.

• Será valorizado o conhecimento de plataformas como Autodesk Construction Cloud, Aconex, Procore ou equivalentes.

• Conhecimentos básicos de faturação, contabilidade e gestão de fornecedores.

• Português fluente e bom nível de inglês, escrito e falado.

• Será valorizado o conhecimento de espanhol.

• Capacidade para lidar com informação confidencial.

Competências pessoais

• Forte capacidade de organização, planeamento e definição de prioridades.

• Rigor, atenção ao detalhe e orientação para a qualidade.

• Autonomia, iniciativa e sentido de responsabilidade.

• Capacidade para gerir diferentes atividades e interlocutores.

• Boa comunicação e facilidade de relacionamento.

• Orientação para a resolução de problemas.

• Flexibilidade e capacidade de adaptação a um ambiente internacional e em crescimento.

• Espírito de equipa e vocação de serviço interno.

O que oferecemos?

• Integração numa empresa de engenharia pertencente a um grupo internacional.

• Participação num projeto empresarial em crescimento em Portugal.

• Ambiente de trabalho colaborativo, multidisciplinar e internacional.

• Estabilidade profissional e possibilidade de desenvolvimento dentro do Grupo Sener.

• Formação contínua e aprendizagem em diferentes áreas da gestão empresarial.

• Condições salariais e benefícios competitivos, de acordo com a experiência da pessoa selecionada.

Na Engivia, valorizamos a diversidade e promovemos um ambiente de trabalho inclusivo, baseado no respeito, na igualdade de oportunidades e no desenvolvimento profissional.

Candidate-se e venha fazer parte da nossa equipa em Lisboa.