International Desk / Patient Services Coordinator

About the Role La posición contribuye a la excelencia asistencial del Grupo Vithas garantizando una atención integral, personalizada y segura al paciente internacional (privado y/o con aseguradora extranjera). Actúa como referente del paciente durante todo el proceso, facilitando una comunicación eficaz entre el paciente, los profesionales sanitarios y las aseguradoras, de acuerdo con el modelo asistencial Vithas.

What You'll Do

• Acoger, orientar e informar al paciente internacional y acompañantes, garantizando una experiencia alineada con los estándares corporativos.
• Gestión y verificación de documentación internacional (pasaportes, pólizas de seguros extranjeros, GOP, autorizaciones previas y documentación clínica).
• Registro administrativo del paciente para consultas y pruebas, asegurando la correcta identificación del tipo de paciente (privado internacional / aseguradora extranjera).
• Coordinación con aseguradoras internacionales e intermediarios (asistencias, brokers, embajadas) para validación de coberturas, autorizaciones, extensiones de estancia y procedimientos adicionales.
• Gestión de citas, tanto presenciales como telefónicas, considerando disponibilidad médica y particularidades del paciente internacional.
• Seguimiento administrativo del proceso asistencial, informando sobre pasos a seguir, tiempos estimados y aspectos económicos.
• Registro de la actividad sanitaria en sistemas corporativos para la facturación internacional.
• Facturación de pacientes privados internacionales, elaboración y explicación de presupuestos, depósitos, facturas proforma y facturas finales, en coordinación con facturación.
• Gestión y resolución de incidencias, reclamaciones o sugerencias, actuando como intermediario entre el paciente, profesionales sanitarios y departamentos implicados.
• Comunicación constante con el equipo médico y de enfermería para facilitar la atención adecuada.
• Gestión administrativa general (correos, llamadas, archivo de documentación clínica y administrativa, uso de plataformas internas).
• Control de tiempos de atención y flujos de trabajo, participando en la mejora continua de los procesos de Front Office para minimizar esperas y ofrecer un servicio premium.

What We're Looking For

• Mínimo 6 meses – 1 año en puestos similares de admisión, recepción o atención al paciente.
• Valorable experiencia previa en hospitales, clínicas privadas o departamentos de Patient Services / International Desk.
• Idiomas: Español e Inglés: nivel alto o avanzado (imprescindible). Segundo idioma: nivel alto o avanzado (imprescindible). Tercer idioma: Nivel Básico o intermedio (valorable).
• Formación: Grado en Traducción e Interpretación o similar. Formación en atención al cliente internacional en entorno sanitario. Gestión administrativa de pacientes privados y asegurados internacionales. Facturación sanitaria internacional y gestión de depósitos. Conocimiento básico de pólizas de seguros de salud internacionales. Documentación sanitaria y protección de datos.
• Principales conocimientos técnicos: Gestión y resolución de conflictos; Organización y priorización de tareas; Relaciones interpersonales (empatia, escucha, amabilidad, calma); Documentación sanitaria.

Nice to Have

• Valorable experiencia adicional en coordinación con aseguradoras internacionales y brokers.
• Tercer idioma: nivel básico/intermedio valorable.