Groups & Events Coordinator

About the Role El/la Groups & Events Coordinator en Melia Hotels International trabajará en Torre Melina Gran Melià Hotel, Barcelona, actuando como enlace entre el grupo y la operativa del hotel para asegurar que las necesidades del grupo se atienden y que el desarrollo de los eventos se ejecuta tal y como se planificó. What You'll Do

• A partir de la firma de contrato, ser la única persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel.
• Realizar cotizaciones para peticiones de eventos sociales y reuniones con menos de 10 habitaciones, con el objetivo de obtener el mayor negocio posible en restauración, salones y otros servicios.
• Elaborar el contrato de servicio correspondiente una vez confirmados los servicios.
• Asegurar la coordinación de todos los detalles operacionales del grupo y de los eventos, informando a los departamentos involucrados las características y servicios requeridos.
• Elaborar resúmenes de grupo y órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas al menos 7 días antes de la llegada.
• Recibir el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisar contrato, programa y salones bloqueados si los hubiera.
• Realizar una llamada conjunta al cliente para presentarse como la nueva persona de contacto durante la planificación y la estancia, confirmando los servicios contratados.
• Enviar un e-mail de seguimiento con datos personales.
• Asegurar necesidades del cliente para up-selling de alimentos & bebidas y servicios, maximizando ventas y beneficios.
• Hacer seguimiento de depósitos y pagos, actualizar la factura pro-forma y enviársela al cliente cuando sea necesario.
• Solucionar cualquier contratiempo con el grupo o evento y realizar el seguimiento posterior.
• Ejecutar el cierre de expedientes con toda la información recibida y comunicar comentarios de clientes a todos los departamentos.
• Durante la estancia del grupo, mantener contacto continuo con el cliente, apoyar la operación y asegurar que todo se desarrolle según lo planificado.
• Realizar revisión de la facturación del grupo/evento para asegurar su correcta ejecución.
• Participar en reuniones diarias de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resúmenes de grupos junto con los departamentos implicados.
• Planificar y ejecutar la reunión pre-conven (pre-con) para establecer una relación directa entre jefes de departamento y el meeting planner.
• Hacer seguimiento con el cliente al finalizar el evento mediante una entrevista de satisfacción y oportunidades futuras.
• En un máximo de tres días tras la salida del grupo, enviar un correo de agradecimiento al meeting planner y/o cliente final e invitarles a volver.
• Dar la bienvenida al cliente (meeting planner) estableciendo una relación personal con el hotel.
• Cuando lo requiera el Groups & Events Manager, participar en visitas de inspección apoyando al departamento de grupos/ventas, especialmente para visitas que requieren amplios conocimientos técnicos y de la estructura del hotel. What We're Looking For
• Titulación universitaria, preferiblemente Turismo u Hostelería, Marketing o similar.
• Conocimientos de herramientas de gestión hotelera y/o Experiencia del Cliente.
• Conocimientos de Operativa Hotelera.
• Organización y planificación.
• Proactividad e Innovación.
• Excelentes habilidades comunicativas.
• Alta vocación de servicio.
• Capacidad de resolución.
• Atención a los detalles.
• Español e Inglés Avanzado. Nice to Have
• (No aplica de forma explícita en el texto) Compensation & Benefits
• My MeliáRewards: Participa en nuestro programa de fidelidad exclusivo, con beneficios y ventajas únicas.
• My MeliáBenefits: Disfruta de compensación flexible y descuentos en una amplia variedad de productos y servicios, promoviendo un estilo de vida activo y saludable.
• En Melia Hotels International apostamos por la igualdad de oportunidades y un compromiso con la diversidad e inclusión.