Grants Manager Responsable des Subventions

Contexte

FHI 360 est une organisation à but non lucratif dédiée au développement humain qui s'engage à améliorer durablement les conditions de vie en proposant des solutions intégrées et adaptées au contexte local. Notre personnel comprend des experts dans les domaines de la santé, de l'éducation, de la nutrition, de l'environnement, du développement économique, de la jeunesse, de la recherche, de la technologie, de la communication et du marketing social, créant ainsi un ensemble unique de compétences pour relever les défis interdépendants du développement actuel. Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour le poste de Responsable des Subventions pour les projets de santé de FHI 360 en RDC.

Résumé du poste

Le/la Responsable des Subventions a pour responsabilité principale la bonne gestion des subventions des partenaires locaux de la conception des dossiers de subventions à leur clôture. Il/elle travaille en étroite collaboration avec la/les organisation(s) partenaires sur les plans programmatique, administratif, logistique et en partie financier pour concevoir, mettre en œuvre et suivre les activités liées aux subventions. Les responsabilités comprennent un soutien technique et administratif, la facilitation de la communication pour garantir une réalisation en temps opportun des objectifs et des livrables liés aux subventions dans le respect du budget, du calendrier, des résultats attendus et en conformité aux règles et exigences de FHI 360 et du bailleur. Il/elle travaille de concert avec la Direction, les équipes Finances, Techniques, Suivi-évaluation à Kinshasa et sur le terrain. Enfin, il/elle renforce les capacités des bénéficiaires.

Compétences et responsabilités

• Mène la préparation et le lancement des appels à propositions conformément au plan de travail et aux règles de FHI 360 et du bailleur, facilite le processus de sélection des subventions, et participe à l’examen et la présélection des demandes de subventions par rapport aux critères d’éligibilité le cas échéant.

• Appuie les partenaires sélectionnés à finaliser leurs dossiers de subventions : conception de projet, budget et calendrier d’exécution et pièces administratives requises - y compris les PAT (Financial Pre-Award Assessement) - avant la signature des accords de subventions.

• Conduit ou coordonne l'évaluation des capacités et des risques des partenaires (organisationnels, programmatiques, financiers), détermine leur niveau de risque et élabore le plan de suivi fondé sur les risques ainsi que le plan de renforcement des capacités correspondants.

• Vérifie l'éligibilité des partenaires avant l'attribution et pendant la durée de la subvention (enregistrement UEI/SAM, listes d'exclusion et de sanctions, conflits d'intérêts).

• Examine les budgets et les coûts en coordination avec le service Finance afin de veiller à leur cohérence avec les objectifs et les livrables du projet.

• Définit les conditions particulières d’attribution (Special Award Conditions) et accompagne les partenaires pour leur mise en œuvre.

• Prépare les dossiers de subventions de manière conforme et complète (y compris les procès-verbaux de négociation) et les soumet au siège de FHI 360 pour revue et approbation. Sert d’intermédiaire entre les partenaires et le siège.

• Forme les bénéficiaires à la gestion des subventions et au respect des règles et principes de gestion du gouvernement américain et de FHI 360 (suivi, reporting, conformité).

• Développe et met à jour les manuels et supports de formation relatifs aux subventions.

• Définit et maintient un système de gestion efficace des subventions.

• Suit, collecte et valide les livrables et les activités des partenaires, en lien avec les équipes du bureau à Kinshasa et sur le terrain.

• Planifie et réalise des visites de suivi sur site (programmatiques et financières) et des revues documentaires auprès des partenaires, documente les constats et suit la mise en œuvre des actions correctives.

• Suit les taux d'exécution budgétaire des subventions et fournit à l'équipe Finance les prévisions de dépenses ainsi que les informations nécessaires à la clôture mensuelle (engagements et dépenses engagées non encore facturées).

• Examine, avec l'équipe Finance, les demandes de paiement, d'avance et de remboursement des partenaires ainsi que les pièces justificatives, et suit la liquidation des avances versées.

• Actualise le tableau de suivi des subventions. Garantit le suivi de la performance par rapport aux délais, budget, objectifs et livrables des subventions.

• Produit des rapports mensuels sur l’état d’avancement et les résultats des subventions.

• Assure une communication et une collaboration efficaces avec les bénéficiaires en matière de mise en œuvre, de reporting, de partage d’informations et de planification des activités.

• Veille à la préparation, à la conformité et à la soumission dans les délais impartis des rapports financiers des subventions, conformément aux exigences en vigueur, appuie la résolution des écarts identifiés.

• Appuie l’équipe financière dans la préparation des rapports financiers.

• Conseille la direction du projet sur les mesures à prendre, notamment les modifications, prolongations, résiliations ou autres points nécessitant une remontée, en coordination avec le service contrats de FHI 360 et le service Finance.

• Supervise les modifications des subventions, y compris les révisions budgétaires liées aux nouveaux exercices, les augmentations d’engagement et les ajustements mineurs, le cas échéant.

• Planifie et suit la clôture des subventions afin de respecter les échéances du projet.

• Coordonne les audits des subventions et contribue à la résolution rapide des constats, demandes de documentation et mesures correctives.

• Promeut et diffuse les bonnes pratiques en matière de conformité, vérifie leur appropriation par les partenaires.

• Informe le Directeur/la Directrice Projet ainsi que le Directeur/la Directrice Finances sur toute irrégularité identifiée.

• Supervise le travail du/de la Senior Grants Officer et s’assure la qualité et de la ponctualité de ses taches.

• S'assure que tous les documents relatifs aux subventions du projet assigné sont classés, sauvegardes et mis à jour sur Share Point.

• S’assure de la mise à jour régulière des systèmes internes (SAT, SMT, etc.).

• Apporte un appui aux demandes d’audit et de conformité interne (OCIA), notamment en matière de subventions.

• Exécute toute autre tâche assignée par la hiérarchie pour assurer le bon fonctionnement du bureau. Connaissances et compétences

• Connaissance approfondie de la gestion des subventions et de l’ensemble de leur cycle de vie.

• Bonne maîtrise des exigences en matière de documentation, de contrôles internes, de suivi, de clôture et de préparation aux audits.

• Bonne connaissance des exigences de conformité des bailleurs et capacité à les traduire en processus et outils pratiques pour les équipes de projet et les bénéficiaires.

• Compétences avérées en coordination opérationnelle avec les équipes Contracts & Subventions, Finance, Techniques/programmes, les bureaux provinciaux et les bénéficiaires.

• Capacité à organiser et coordonner le travail des équipes, à gérer des échéances concurrentes, à garantir la qualité de la documentation et à assurer le suivi de plusieurs parties prenantes.

• Capacité à identifier et à gérer les risques liés à la conformité, aux aspects financiers, à la documentation et à la mise en œuvre, et à les faire remonter de manière appropriée.

• Capacité à concilier les exigences de gestion des risques et de conformité avec les besoins de mise en œuvre et les principes de partenariat.

• Expérience démontrée dans l’accompagnement des partenaires pour renforcer leurs capacités et dans la mise en œuvre d’activités de suivi fondées sur les risques.

• Bonnes capacités de communication écrite et orale.

• Compétences avérées en management, coaching, planification, organisation, résolution de problèmes et suivi des activités.

• Maîtrise de Microsoft 365 et des systèmes de suivi et de gestion documentaire de l’organisation. Formation et expérience requise

• Licence ou équivalent international en administration des affaires, administration publique, finance, développement international sciences économiques, commerce international ou tout autre domaine connexe.

• Minimum 6 ans d’expérience professionnelle avérée en administration et gestion des contrats et subventions, gestion opérationnelle et financière de projet, conformité ou un domaine connexe.

• Expérience dans la coordination ou la gestion du cycle de vie des subventions notamment la gestion des dossiers des partenaires, le suivi, la préparation aux audits et la clôture des subventions.

• Expérience d’encadrement du personnel ou la coordination du travail d’une équipe ; ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes permettant d’assurer les principales responsabilités du poste. Qualifications et expérience souhaitée

• Expérience dans l’appui à la mise en œuvre de programmes financés par des bailleurs de fonds.

• Expérience dans l’encadrement du personnel ou la coordination d’équipes chargées des sous-subventions au niveau d’un projet, d’un bureau pays ou d’un portefeuille de projets.

• Expérience au sein d’une ONG, d’une ONG internationale (ONGI) ou dans le secteur du développement international.

• Certification « Certified Grants Management Specialist (CGMS) » ou certification équivalente.

• Expérience en renforcement des capacités des partenaires, suivi des risques et mise en œuvre d’actions correctives.

• La connaissance des règles et réglementations du gouvernement Américain en matière de subventions est un atout.

• La maitrise de l’anglais est un atout. Encadrement hiérarchique

• Relève du Directeur Finances

• Supervise un(e) chargé(e) de Subventions. Exigences physiques habituelles

• Environnement de bureau classique.

• Capacité à passer de longues heures devant un écran d'ordinateur et à effectuer des tâches répétitives au clavier.

• Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes. Technologies à utiliser

• Ordinateur personnel, Microsoft Office 365 (c'est-à-dire Word, Excel, PowerPoint, Skype/TEAMS, messagerie électronique), téléphone de bureau, téléphone portable et imprimante/photocopieuse. Déplacements

A hauteur de 30% à l’échelle nationale

Critères Minima de Recrutement

FHI 360 offre une rémunération compétitive et est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. Note the compensation band on the job description is associated with those jobs assigned to the US salary structure and employees paid from US payroll. The compensation band for all national local employees aligns to the compensation structure based on the country location of the job. This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time. Any material changes to duties, location, or salary must be reviewed for compliance. Managers should consult with their HR Partners and Compensation Team before implementing

Disclaimer

Note the compensation band on the job description is associated with those jobs assigned to the US salary structure and employees paid from US payroll. The compensation band for all national local employees aligns to the compensation structure based on the country location of the job. This job description summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time. Any material changes to duties, location, or salary must be reviewed for compliance. Managers should consult with their HR Partners and Compensation Team before implementing