Facility Management Analyst

Job Description

Tiered Approach

Conformément à l'engagement pris de préserver les capacités et de soutenir le personnel déjà en poste au sein de l'Organisation, la majorité des postes vacants au PNUD, au FENU et au programme VNU sont publiés selon un processus de candidature à plusieurs niveaux, dans le cadre duquel :

• Niveau 0 : Personnel international du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA), dont les postes seront supprimés, ou dont les contrats seront résiliés ou non renouvelés en 2026
• Niveau 1 : Autre personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA)
• Niveau 2 : Personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat temporaire (TA), personnel sous contrat PSA régulier, et Volontaires des Nations Unies Experts et Spécialistes
• Niveau 3 ou aucun niveau indiqué : Tous les autres types de contrat du PNUD/FENU/VNU et d'autres agences, ainsi que les candidats externes

Veuillez prendre note du ou des niveaux indiqués dans l'intitulé du poste vacant, le cas échéant, et vous assurer que vous remplissez les conditions requises pour postuler.

Background

Dans le contexte des réformes des Nations Unies, notamment la résolution de l’Assemblée générale A/RES/72/279 (2018) sur le repositionnement du système de développement, ainsi que l’Agenda d’efficience porté par le Groupe des Nations Unies pour le développement Durable (GNUDD), les Services Communs au Mali constituent un levier stratégique pour renforcer la cohérence opérationnelle et optimiser l’utilisation des ressources. En cohérence avec les orientations relatives à la mutualisation des fonctions, au recouvrement harmonisé des coûts et à la Business Operations Strategy, les services communs contribuent à l’optimisation des coûts, à l’amélioration de la qualité des services et au renforcement de la soutenabilité financière des opérations. Dans ce cadre, le PNUD assure la gestion opérationnelle des Services Communs, garantissant la fourniture de services intégrés, standardisés et orientés client, au bénéfice de l’ensemble des agences, fonds et programmes, et contribuant à la performance collective du système des Nations Unies au Mali.

Sous la direction générale du Représentant Résident Adjoint (RRA) et sous la supervision directe du Spécialiste aux Operations du PNUD, l’analyste en gestion des installations sera chargé(e) de la supervision technique du bâtiment de la Maison Commune des Nations Unies au Mali, y compris la gestion des contrats, la gestion quotidienne des installations et la liaison pour les projets de construction, les réparations, les rénovations et autres projets similaires liés au bâtiment.

L’Analyste en gestion des installations planifiera, organisera et dirigera les activités de construction dans les délais fixés pour chaque projet, y compris la conception détaillée et la documentation, les appels d'offres, la supervision/assurance qualité. En outre, il/elle gérera l'ensemble des installations des locaux communs. L’Analyste en gestion des installations travaillera en étroite collaboration avec le personnel opérationnel des agences du Système des Nations Unies et des opérations du PNUD en tant qu'agent administratif et technique.

Duties and Responsibilities

1. Contribuer à la gestion et à la coordination efficaces des fonctions de services communs au sein de la Maison des Nations Unies :

• Superviser les tâches techniques et administratives liées aux activités des services communs tels que les travaux de construction et d'entretien des bâtiments et des installations d'hébergement ;

• Mettre en œuvre des projets, ou des volets de projets plus vastes, relatifs à la construction ou à la réparation de bâtiments, des installations ou de structures connexes ;

• Superviser et évaluer les travaux effectués par les entrepreneurs ;

• Suivre et rendre compte de l'avancement des projets d'ingénierie ;

• Aider l'équipe de projet d'ingénierie à appliquer des techniques de conception durables et respectueuses de l'environnement pendant le processus de conception ;

• Coordonner les actions liées au système de gestion environnementale (SGE) ;

• Gérer et contrôler l'efficacité énergétique des installations et promouvoir des mesures correctives en matière de comportement humain au sein de la Maison des Nations unies ;

• Superviser l'entretien de toutes les installations de la Maison des Nations Unies et de l'annexe des Nations Unies ;

• Superviser toutes les demandes de travaux d'entretien, de construction et d'ingénierie attribuées et garantir la disponibilité des ressources nécessaires pour fournir des services de qualité. Ces travaux comprennent : tous les travaux de menuiserie, de plomberie, de maçonnerie, de signalétique et de peinture effectués dans les installations de la Maison des Nations Unies et de l'annexe des Nations Unies ;

• Effectuer des inspections régulières de l’ensemble des installations de la Maison des Nations Unies et de l’annexe des Nations Unies, et rédiger des rapports sur les réparations effectuées ainsi que sur les ressources nécessaires à la réalisation des travaux d’entretien et de réparation ;

• Superviser les travaux confiés aux prestataires de maintenance externalisés afin d’en garantir l’efficacité, et assurer la coordination avec le personnel de ces prestataires pour optimiser la productivité ;

• Préparer les calendriers des travaux et d’entretien, les tableaux Excel et les présentations nécessaires au bon déroulement des travaux ;

• Préparer le cahier des charges des projets d’entretien, des petits projets d’ingénierie et des contrats de services ;

2. Prestation de services de passation des marchés

• Préparer et traiter les demandes d’achat d’outils, de matériaux d’ingénierie et de pièces de rechange destinés au personnel chargé de la gestion des bâtiments et à l’entretien des installations de la Maison des Nations Unies et de l’annexe des Nations Unies ;

• Tenir à jour la liste d’inventaire des biens et articles liés à l’entretien des bâtiments ;

• Réaliser des évaluations techniques des matériaux demandés pour les travaux d’entretien et les contrats de services ;

• Superviser la mise en œuvre des contrats de services et des accords à long terme (LTA) de la Maison des Nations Unies et de l'annexe des Nations Unies concernant les contrats et accords relevant de son domaine de compétence, tels que : la désinsectisation, le nettoyage et l'entretien ménager, le système de de prévention et de lutte contre l'incendie, le jardinage, la collecte et l'enlèvement des déchets ;

• Établir les demandes d’achats, certifier l’achèvement des travaux, assurer la fonction de contrôle et de vérification (R&I) et lancer les demandes de paiement pour les travaux achevés dans le cadre de la gestion des bâtiments et de l’annexe de la Maison des Nations Unies ;

• Tenir à jour et suivre la liste des bons de commande et des lettres d’achat attribués au domaine de la gestion des bâtiments ;

• Traiter tous les achats de petite caisse, conformément aux instructions du responsable des services communs.

3. Mise à disposition d'infrastructures administratives et logistiques :

• Coordonner l’attribution des espaces et les déménagements au sein de la Maison des Nations Unies et de l’annexe des Nations Unies, et apporter les modifications et mises à jour nécessaires au plan d’aménagement des espaces partagés ;

• Faciliter la mise à disposition et la préparation en temps opportun des espaces, salles et lieux destinés aux réunions, ateliers et réceptions officielles ; assurer la coordination avec les personnes de référence afin de répondre aux besoins liés à ces événements ;

• Planifier et superviser l'enlèvement trimestriel des articles endommagés de la Maison des Nations Unies et de l'annexe des Nations Unies ;

• Contrôler la propreté des locaux de la Maison des Nations Unies et de l’annexe des Nations Unies, et traiter sans délai tout écart par rapport aux exigences fixées avec le prestataire de nettoyage ;

• Répondre efficacement à toutes les