Executive Assistant / Asistente de Dirección

Job Description:

Executive Assistant (Barcelona)

Ubicación: Barcelona (Presencial / Modelo Híbrido)

Título del Puesto: Executive Assistant / Asistente de Dirección

Ubicación: Barcelona (Presencial en oficina / Modelo híbrido a definir con el ejecutivo)

Tipo de contrato: Jornada completa (De lunes a viernes en horario ejecutivo, con flexibilidad horaria ante viajes o imprevistos urgentes)

Sobre el Puesto

Buscamos un/a Executive Assistant para brindar soporte directo a la alta dirección en Barcelona. Buscamos un perfil proactivo, con altas capacidades de comunicación interna e internacional, visión estratégica, competencia en herramientas digitales de IA y solvencia en la gestión de proveedores y procesos administrativos.

Perfil y Competencias Clave

• Comunicación y Relaciones Interpersonales: Excelentes competencias comunicativas. Habilidad para construir relaciones sólidas y colaborativas con otros secretariados ejecutivos, directivos y colaboradores externos.
• Competencia Digital e Inteligencia Artificial: Dominio de la suite ofimática corporativa y uso fluido de herramientas de IA generativa a nivel usuario (redacción asistida, optimización de textos, resúmenes y preparación de cartas o borradores).
• Capacidad de Negociación y Gestión: Habilidad para la interlocución técnica y comercial en contratos de pequeño/mediano alcance, buscando eficiencia en costes y calidad de servicio.
• Organización y Gestión Administrativa: Rigor administrativo para el manejo de procesos financieros básicos a nivel de usuario, sistemas ERP y emisión de documentos de compra (Purchase Orders).
• Diseño y Comunicación Visual: Capacidad para sintetizar información estratégica y transformarla en presentaciones ejecutivas visuales y estructuradas (ej. Google Slides, ...).
• Idiomas: Español/Catalán bilingües, Inglés alto (mínimo C1) para interlocución ejecutiva y negociación. Francés y Alemán no obligatorios, pero se valorarán.
• Valores e Integridad: Estricta confidencialidad, ética profesional y compromiso, en línea a los valores de la empresa y de la ejecutiva.
• Perfil de Administración: Grado en Gestión administrativa, técnico en gestión administrativa.

Responsabilidades Principales

Soporte Ejecutivo e Interlocución Institucional

• Enlace con los otros secretariados de la empresa, situadas en otros emplazamientos de Europa, o con otros secretariados externos (ej. de Gobierno, de proveedores, clientes o partners).
• Redacción y preparación de comunicaciones internas hacia el equipo, comunicados oficiales y cartas corporativas utilizando herramientas de IA para ganar agilidad.
• Diseño y elaboración de presentaciones ejecutivas para reuniones directivas, comités o eventos.

Negociación y Gestión de Proveedores

• Negociación y seguimiento de contratos de menor volumen: flota de leasing de vehículos, seguros corporativos, espacios y actividades de team building, suministros y servicios generales.
• Generación, emisión y seguimiento de órdenes de compra (Purchase Orders), así como validación básica de facturas asociadas.

Logística y Coordinación Operativa

• Gestión integral y priorización de agenda ejecutiva compleja.
• Organización de viajes nacionales e internacionales (itinerarios, visados, alojamientos y traslados).
• Control y liquidación de gastos de viaje y representación (travel expenses).
• Organización de eventos corporativos, reuniones de equipo y jornadas de trabajo.

Requisitos

• Grado o Técnico en Gestión Administrativa o formación equivalente.
• Nivel bilingüe en Español y Catalán.
• Inglés alto (mínimo C1) para interlocución ejecutiva y negociación.
• Valorables conocimientos de Francés o Alemán.
• Experiencia demostrable y fluidez en el manejo de suites ofimáticas corporativas, herramientas ERP y utilidades de IA generativa a nivel usuario.

Qué Ofrecemos

• Retribución competitiva ajustada al mercado y a la valía aportada por el perfil.
• Régimen de jornada completa de lunes a viernes en horario ejecutivo.
• Ubicación en Barcelona en un entorno profesional dinámico e internacional (presencial / híbrido a definir con la ejecutiva).
• Flexibilidad horaria ante requerimientos puntuales de agenda, viajes e imprevistos.
• Oportunidad de impacto estratégico trabajando directamente con la alta dirección corporativa.

Job Title: Executive Assistant / Assistant to Management

Location: Barcelona (On-site in office / Hybrid model to be defined with the executive)

Contract Type: Full-time (Monday to Friday on an executive schedule, with flexibility for business travel or urgent emergencies)

About the Role

We are seeking a highly skilled Executive Assistant to provide high-level administrative, operational, and strategic support to executive leadership in Barcelona. We are looking for a proactive professional with exceptional communication skills, proficiency in AI generative tools, vendor negotiation capabilities, and hands-on administrative expertise.

Profile and Key Competencies

• Communication and Interpersonal Relations: Excellent communication skills. Ability to build strong and collaborative relationships with other executive assistants, managers, and external partners.
• Digital Literacy and Artificial Intelligence: Proficiency in corporate office suites and fluent user-level experience with generative AI tools (assisted drafting, text optimization, summaries, and preparation of letters or drafts).
• Negotiation and Management Skills: Ability to handle technical and commercial discussions for small/medium-scope contracts, aiming for cost efficiency and service quality.
• Organization and Administrative Management: Administrative rigor in handling basic financial user-level processes, ERP systems, and issuance of purchasing documents (Purchase Orders).
• Design and Visual Communication: Ability to synthesize strategic information and transform it into visual and structured executive presentations (e.g., Google Slides, ...).
• Languages: Bilingual Spanish/Catalan, Fluent English (minimum C1) for executive dialogue and negotiation. French and German are not mandatory, but will be valued.
• Values and Integrity: Strict confidentiality, professional ethics, and commitment aligned with the company's and executive's values.
• Administrative Profile: Associate's or Bachelor's Degree in Business Administration / Administrative Management.

Key Responsibilities

• Executive Support and Institutional Dialogue

• Liaison with other company secretariats located in other European sites, or with external secretariats (e.g., Government, suppliers, clients, or partners).

• Drafting and preparation of internal team communications, official announcements, and corporate letters using AI tools to enhance agility.

• Design and preparation of executive presentations for board meetings, committees, or events.

• Negotiation and Vendor Management

• Negotiation and monitoring of lower-volume contracts: vehicle leasing fleet, corporate insurance, team-building venues and activities, supplies, and general services.

• Generation, issuance, and tracking of Purchase Orders (POs), as well as basic validation of associated invoices.

• Logistics and Operational Coordination

• Comprehensive management and prioritization of a complex executive calendar.

• Organization of domestic and international travel (itineraries, visas, accommodation, and transfers).

• Control and settlement of travel and representation expenses.

• Organization of corporate events, team meetings, and workshops.

Requirements

• Associate's or Bachelor's Degree in Business Administration / Administrative Management or equivalent qualification.
• Bilingual level in Spanish and Catalan.
• Advanced English (minimum C1) for executive communication and negotiation.
• Knowledge of French or German is considered a plus.
• Proven experience and p