Chef för Executive Support & Office Management till AP4

Chef för Executive Support & Office Management till AP4

Arbetsbeskrivning Du får en central roll i organisationen med två huvudsakliga ansvarsområden: att vara Executive Assistant till VD samt att bygga upp och ansvara för AP4:s samlade funktion för Executive Support och Office Management. Tillsammans med två medarbetare kommer du att utveckla en funktion som skapar struktur, service och effektiva arbetssätt för VD och ledning samt organisationen i stort. Du kommer primärt arbeta nära VD i den dagliga planeringen och ansvarar för att koordinera, prioritera och förbereda så att vardagen fungerar effektivt. VD har en hög aktivitetsnivå med många interna och externa kontaktytor, vilket kräver att du kan arbeta självständigt, fatta egna beslut och ligga steget före utan ständig avstämning.

Parallellt har du ett övergripande ansvar för Office Management och utvecklingen av AP4:s kontor. Det innebär ansvar för leverantörskontakter, avtal och upphandlingar, reception, inköp, konferens- och mötesarrangemang samt frågor kopplade till den fysiska arbetsmiljön. En viktig del av uppdraget är att skapa ett levande, professionellt och välkomnande kontor där medarbetarna trivs och vill komma till jobbet.

Du får stor möjlighet att påverka hur den nya funktionen ska arbeta framåt genom att etablera strukturer, processer och rutiner för både Executive Support och Office Management. Rollen har ett operativt och utvecklingsorienterat innehåll och passar dig som gillar att kombinera kvalificerat stöd med att driva förbättring och skapa struktur. I teamet kommer du på sikt ha personalansvar för två personer: en som stöttar ledningsgruppen, utskott samt planerar och genomför evenemang och en som hanterar receptionen. Du leder och fördelar arbetet inom teamet och säkerställer smidigt och prestigelöst samarbete där ni inom gruppen finns tillgängliga för varandra.

Arbetsuppgifter Du kommer i rollen att ge kvalificerat Executive Support till VD samt stöd till styrelse och fondledning, planera, koordinera och administrera VD:s interna och externa åtaganden, förbereda och koordinera styrelse-, utskotts- och ledningsgruppsmöten, bygga upp och utveckla funktionen tillsammans med två medarbetare som du rekryterar och får personalansvar för, ha ett övergripande ansvar för kontoret, reception, leverantörer, inköp och service samt utveckla strukturer, processer och rutiner som skapar effektiva arbetssätt. Du planerar och koordinerar interna och externa möten, konferenser, event och representationsaktiviteter och bidrar till en professionell, välkomnande och attraktiv arbetsplats.

Kvalifikationer och egenskaper Vi söker dig som har erfarenhet som Executive Assistant på VD-nivå eller motsvarande kvalificerat stöd, relevant utbildning inom administration eller ekonomi, erfarenhet av att hantera konfidentiell och känslig information med hög integritet, mycket god kommunikativ förmåga i svenska och engelska i såväl tal som skrift, mycket goda kunskaper i Microsoft 365 samt god förmåga att samarbeta med personer på olika nivåer i en organisation och med externa parter. Det är meriterande med erfarenhet av att bygga upp, utveckla eller leda en administrativ funktion eller ett supportteam. Chefserfarenhet, projektledningserfarenhet samt erfarenhet från bank, finans eller annan affärsdriven och kunskapsintensiv verksamhet är också meriterande.

För att trivas och lyckas i rollen tror vi att du är strukturerad, proaktiv och serviceorienterad med en stark förmåga att se vad som behöver göras och driva arbetet framåt. Du ligger gärna steget före, skapar struktur även när förutsättningarna förändras och känner dig trygg med att självständigt prioritera och fatta beslut. Du är prestigelös och flexibel och kan snabbt växla mellan olika arbetsuppgifter. Du har alltid verksamhetens bästa i åtanke och kliver in där du behövs för stunden. Som person är du relationsskapande och kommunikativ, samarbetar naturligt med personer på alla nivåer, samtidigt som du är trygg nog att vara tydlig och driva frågor när situationen kräver det. Du har hög integritet och gott omdöme och är van vid att hantera känslig information. Du uppskattar en vänlig och familjär kultur som samtidigt präglas av höga ambitioner, kompetens och affärsmässighet. Du verkar för hög service och trivsel på arbetsplatsen vilket förutsätter din tillgänglighet och närvaro på kontoret. I din ledarroll skapar du en trygg och smidig samverkan för dina kollegor i teamet.

Om AP4 Fjärde AP-fondens AP4:s uppdrag är att bidra till ekonomisk trygghet för dagens och morgondagens pensionärer genom att förvalta en del av det allmänna pensionssystemets buffertkapital. AP4 är en betydande aktör på finansmarknaden med ett förvaltat kapital och fokus på långsiktigt ansvarstagande, hållbarhet och tillgång till hög avkastning till låg kostnad. Vi arbetar för trygga pensioner genom professionell förvaltning och engagemang i hållbarhet.

Våra medarbetares engagemang och kompetens är avgörande framgångsfaktorer vid förvaltningen av fondkapitalet. Vi är en flexibel kunskapsorganisation med djup specialistkompetens och kännetecknas av affärsmässighet, nytänkande, genomförandekraft och laganda. Läs mer på www.ap4.se.

Om Amendo Amendo har verkat inom kompetensförsörjning sedan 2001 och är landets ledande konsult- och rekryteringsföretag inom ekonomi, bank, finans, försäkring, IT och tech. Vi hjälper företag att växa och människor att utvecklas. Vi är din trygga och engagerade kompetenspartner.

Följ oss gärna på Linkedin, Instagram och Facebook.