CHEF DE PROJET ADJOINT

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

DESCRIPTIF DU POSTE

Le/La Chef/fe de projet adjoint aura pour mission principale d’assurer la mise en œuvre d’un projet de qualité dans les zones de santé ciblées. Responsable pour la bonne gestion du projet dans la province sous sa responsabilité, il/elle assure la bonne coordination, planification et suivi conjoint entre les équipes programme et support, de tous les aspects du projet (y compris les activités, indicateurs M&E, les achats et les dépenses). Responsable de la qualité des interventions dans la province sous sa responsabilité, il/elle, en proche collaboration avec le Coordinateur de projet crée un cadre de travail constructif et favorable à l’apprentissage, à l’analyse autocritique et à l’identification de solutions, toujours avec l’objectif d’assurer la redevabilité auprès des bénéficiaires et les interventions de haute qualité. Il/elle assure les visites terrain régulières soutenant les équipes dans la mise en œuvre et assurant les relations constructives avec les acteurs externes, facilitant l’accès et l’acceptation d’IRC dans la zone d’intervention.

Le/La Chef/fe de projet adjoint sera sous la supervision du Coordinateur de projet et encadrera l’ensemble des équipes du projet pour les volets santé et protection. Il (elle) sera appuyé par les Coordinateurs Techniques d’IRC (Protection intégrée et Santé) pour les aspects techniques.

RESPONSABILITES CLES

Appuie et collaboration avec le coordinateur de projet :

• Contribuer à la mise à jour et renforcement de la stratégie globale, les méthodes, outils et matériels de mise en œuvre du projet ;
• Co-organiser les réunions de lancement, de suivi et de clôture des projets au niveau de la province ;
• En collaboration avec le Coordinateur de Projet, planifier les différentes étapes de mise en œuvre du projet au niveau de la province, et donner des directives aux équipes sous sa responsabilité, en priorisant et organisant les activités et les ressources pour atteindre les objectifs du projet.

Suivi de mise en œuvre du projet

• Superviser et être garant de la mise en œuvre d’un projet de qualité dans la zone sous sa responsabilité, s’assurant que les standards techniques d’IRC et les politiques sectorielles du ministère de la Santé sont connues, appliquées et respectées, s’appuyant sur les coordinateurs techniques et le coordinateur de projet ;
• Assurer la conformité des activités aux engagements bailleur, la communauté et les partenaires ;
• Organiser les réunions de suivi avec l’équipe du projet, afin d’assurer une planification, revue et identification des besoins du projet quotidien, tant que la recherche des solutions aux défis, permettant le bon suivi des activités et l’identification au temps des besoins d’ajustement ;
• Au moins une fois par mois et en collaboration avec le Coordinateur de Projet, organiser une réunion avec l’ensemble de l’équipe (programme et support) afin d’assurer la revue conjointe de l’avancement du projet, analysant les défis internes tant qu’externe, des possibles retards, ainsi que l’avancement des indicateurs vis-à-vis la durée et consommation budgétaire, afin de pouvoir identifier les possibles solutions et/ou le besoin d’aide à la hiérarchie, et d’informer les mises à jour des plans des activités, des achats et des dépenses pour la période suivante ;
• Assurer le partage des mises à jour desdits documents (plan des activités, dépenses), ainsi les rapports mensuels et autres documents pertinents pour une gestion de projet efficace avec le coordinateur de projet ;
• Assurer un suivi budgétaire quotidien des lignes sur sa responsabilité, pour assurer la consommation des ressources dans une façon efficace et conforme au plan des dépenses et d’achat ;
• Travailler avec les départements logistiques et finance, ainsi que le coordinateur de projet, sur la mise à jour hebdomadaire du BVA et la revue des couts affectés, permettant les corrections selon le besoin, et un aperçu correct de la consommation à tout moment ;
• Anticiper, atténuer les risques et résoudre tous les défis imprévus durant la mise en œuvre du projet ;
• S’assurer que la mise en œuvre du projet est réalisée dans les délais, en termes d’objectifs et de budget, en utilisant des systèmes M&E efficaces pour atteindre l’impact souhaité ;
• Faire remonter tout défi à sa hiérarchie pour permettre l’analyse et prise d’action adéquate ;
• Veiller au respect des standards et des principes humanitaires et d’IRC lors la mise en œuvre du projet.

Protection, Genre, Sauvegarde et Protection de l'Enfance

• Veiller à l'intégration systématique des principes de protection, de genre et d'inclusion dans la planification, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation des activités du projet ;
• S'assurer que les besoins spécifiques des femmes, des filles, des garçons et des autres groupes vulnérables sont pris en compte dans toutes les interventions du projet ;
• Promouvoir une approche centrée sur les survivants et les bénéficiaires, garantissant la dignité, la confidentialité, la sécurité et la non-discrimination ;
• Superviser l'application des politiques de sauvegarde de l'organisation, notamment la Protection contre l'Exploitation et les Abus Sexuels (PSEA), la protection de l'enfant et la protection des adultes vulnérables ;
• Veiller à l'identification, à la prévention et au référencement approprié des cas de protection rencontrés dans les zones d'intervention, conformément aux procédures et aux mécanismes établis ;
• S'assurer que tous les membres de l'équipe comprennent et respectent le code de conduite, les principes humanitaires ainsi que les politiques de sauvegarde de l'organisation ;
• Favoriser la participation active et significative des femmes, des adolescentes, des enfants et des groupes vulnérables dans les processus de consultation, de prise de décision et de redevabilité ;
• Collaborer étroitement avec les équipes Protection, VBG, Protection de l'Enfance, MEAL et les partenaires afin de renforcer l'intégration des considérations de protection dans les activités sectorielles ;
• Veiller à ce que les mécanismes de gestion des plaintes et de feedback soient accessibles, sûrs, confidentiels et adaptés aux femmes et aux enfants ;
• Contribuer au renforcement des capacités du personnel et des partenaires sur les thématiques de protection, de genre, de sauvegarde, de PSEA et de protection de l'enfance ;
• Assurer un suivi régulier des risques de protection liés à la mise en œuvre du projet et proposer des mesures d'atténuation adaptées ;
• Représenter l'organisation dans les cadres de coordination relatifs à la protection, aux violences basées sur le genre (VBG), à la protection de l'enfance et à la sauvegarde lorsque cela est requis.

Contrôle qualité/MEAL

• Réaliser des missions de supervisions pour se rassurer de la progression vers l’atteinte des objectifs du projet et des indicateurs et les engagements de qualité ;
• En étroite collaboration avec le coordinateur de projet, le coordinateur MEAL, et les coordinateurs techniques, assurer que les leçons apprises sont correctement documentées, partagés et analysés et sont prises en compte dans la planification et prise de décision concernant le projet ;
• Dans le même sens, veiller à ce que les données soient bien collectées, de qualité et transmises à temps au département MEAL ;
• Organise les réunions d’analyse de ces données, au moins chaque trimestre afin de pouvoir apprécier l’efficacité et impact des interventions et d’informer la prise de décision ;
• Identifier et analyser les lacunes, la valeur ajoutée d’IRC, les synergies et les opportunités dans les zones ciblées et partager les informations pertinentes avec la coordination ;
• En collaboration avec le coordinateur de projet et le coordinateur MEAL, veiller à la mise en œuvre d’un système de feedback des bénéficiaires efficace.

Administration et gestion opérationnelle de mise en œuvre du projet

Finance

• Revoir les plans de dépenses de manière régulière (quotidienne, hebdomadaire et mensuelle) et fournir les prévisions de dépenses à venir ;
• Prévoir mensuellement les besoins en cash du projet et les soumettre au coordinateur de projet, Field Coordinator et au département Finance ;
• Réconcilier sur base régulière les dépenses réalisées et celles planifiées en collaboration avec les Finances.

Logistique

• Coordonner avec le coordinateur de projet et la logistique du projet, la planification et livraison/réponse aux besoins d’approvisionnement en médicament, intrants, matériels et équipements nécessaires à la réalisation des activités ;
• Travailler avec le département logistique afin d'assurer que les équipes mobiles reçoivent le soutien nécessaire en termes de transport, d'approvisionnement et d'entreposage ;
• Assurer une coordination efficace et régulière avec le GSC, notamment concernant le développement et suivi de la mise à jour du plan d’achat, la mise à jour sur base du BVA par l’assistant ;
• Contribuer aux contrôles de qualité et aux comités d’achat pour finaliser la sélection des fournisseurs selon le besoin ;
• Confirmer la qualité du matériel choisi lorsque nécessaire ;
• Garantir une gestion et une utilisation adaptées des stocks et équipements destinés au projet.

Rapportage / Transparence

• Fournir des informations régulières et actualisées des avancées et défis rencontrés aux superviseurs et aux autres équipes d’IRC ;
• Compiler et rédiger des rapports narratifs internes et externes à partager avec le coordinateur de projet et Grants Manager et contribuer au développement des rapports financiers ;
• S’assurer que les rapports des projets et les différents documents (rapports, liste des bénéficiaires, certificats de subvention, feuilles de présence, etc.) sont bien faits, compilés et archivés dans le document Box du projet en accord avec les procédures IRC ;
• S’assurer que les équipes sont informées et respectent le code de conduite et les procédures de transparence d’IRC.

Sécurité

• Vérifier avec l’équipe de sécurité les conditions de sécurité avant l’envoi des équipes sur terrain ;
• Assurer le respect des procédures de sécurité de l'IRC pour les interventions, ainsi qu'un haut degré de préparation et de sensibilisation à la sécurité des équipes de terrain ;
• S’assurer que le staff rapporte tous les incidents et/ou rumeurs en matière de sécurité ;
• S’assurer que chaque membre de l’équip