Back Office Analyst

We are looking for a professional with experience in KYC (Know Your Customer) and KYB (Know Your Business) processes, working in document analysis, validation of registration data, and fraud prevention. A history of working with Compliance and Risk areas, conducting registration reviews and implementing improvements in onboarding processes for clients, stores, and salespeople is required. Analytical skills, results-oriented focus, and a compliance-focused vision oriented towards the customer experience are essential.

Responsibilities

• 1. KYC/KYB Analysis, Document & Contract Review

• Conduct thorough Know Your Customer (KYC) and Know Your Business (KYB) checks for individuals and legal entities.

• Validate customer and business registration details to ensure accuracy, compliance, and completeness.

• Review all submitted contracts and supporting documentation to confirm authenticity and adherence to internal standards.

• Identify discrepancies or potential fraud indicators and escalate cases promptly to the relevant teams.

• Ensure compliance with regulatory and company policies related to customer onboarding and verification.

• 2. Due Diligence (Individuals and Legal Entities)

• Perform comprehensive due diligence checks on new and existing clients, dealers, and partners.

• Analyse risk factors, ownership structures, business activities, and customer profiles to ensure legitimacy.

• Maintain up-to-date due diligence records and ensure timely renewal or refresh cycles.

• 3. Risk Assessment

• Assess potential operational, fraud-related, and compliance risks during customer onboarding and throughout the customer lifecycle.

• Collaborate with Risk, Compliance, and Collections teams to address identified risks and recommend mitigating actions.

• Support the development of risk management frameworks, controls, and process improvements.

• 4. Customer Database Registration & Maintenance

• Ensure accurate and timely registration of all customer information in the system.

• Maintain and update customer profiles, contracts, and documentation in the database.

• Identify errors, duplications, or missing information and resolve them to uphold data quality and integrity.

• Support cross-functional teams with customer data extraction, reporting, and analysis when required.

• 5. Document Monitoring and Auditing

• Track, validate, and monitor all required documentation across the customer journey to ensure completeness.

• Conduct routine audits of customer files, contracts, and digital records to ensure adherence to internal policies.

• Report anomalies, gaps, or non-compliance issues and support corrective actions.

• Maintain an organised and secure document management system in line with data protection requirements.

• 6. Sales Team Training & Support

• Provide training to sales teams on documentation requirements, KYC/KYB standards, and data quality expectations.

• Offer continuous support by clarifying process updates, compliance expectations, and best practices.

• Share regular insights on common errors, trends, or compliance risks to help improve frontline accuracy and efficiency.

• Collaborate with Sales leadership to ensure onboarding processes remain seamless and compliant.

Qualifications

• Experience KYC/KYB
• Experience with workflow automation tools such as Zapier or Make
• Excellent written and verbal communication skills
• Excel and registration management systems and Google tools.
• Basic knowledge of Python, SQL, and BI

Requirements

• Complete degree

• Solid experience in back office operations, registrations, and/or fraud prevention.

• Knowledge of fraud prevention tools and data analysis.

• Fluent English

• Salaries and benefits competitive with the market.

• Descrição da posição

• Buscamos um profissional com experiência em processos de KYC (Know Your Customer) e KYB (Know Your Business), participando na análise de documentação, validação de dados cadastrais e prevenção à fraude.

• Com histórico de atuação junto às áreas de Compliance e Risco, conduzindo revisões cadastrais e implementando melhorias nos processos de onboarding de clientes, lojas e vendedores. Capacidade analítica, foco em resultados e visão de compliance voltada à experiência do cliente.

• Responsabilidades

• 1. Análise KYC/KYB, Revisão de Documentos e Contratos

• Realizar verificações completas de Conheça Seu Cliente (KYC) e Conheça Seu Negócio (KYB) para pessoas físicas e jurídicas.

• Validar os dados cadastrais de clientes e empresas para garantir precisão, conformidade e integridade.

• Revisar todos os contratos e documentos comprobatórios enviados para confirmar a autenticidade e a conformidade com os padrões internos.

• Identificar discrepâncias ou potenciais indicadores de fraude e encaminhar os casos prontamente às equipes relevantes.

• Garantir a conformidade com as políticas regulatórias e da empresa relacionadas à integração e verificação de clientes.

• 2. Due Diligence (Pessoas Físicas e Jurídicas)

• Realizar verificações abrangentes de due diligence em clientes, revendedores e parceiros novos e existentes.

• Analisar fatores de risco, estruturas de propriedade, atividades comerciais e perfis de clientes para garantir a legitimidade.

• Manter registros de due diligence atualizados e garantir ciclos de renovação ou atualização em tempo hábil.

• 3. Avaliação de Riscos

• Avaliar os potenciais riscos operacionais, relacionados a fraudes e de conformidade durante a integração do cliente e ao longo de todo o ciclo de vida do cliente. Colaborar com as equipes de Risco, Conformidade e Cobrança para abordar os riscos identificados e recomendar ações de mitigação.

• Apoiar o desenvolvimento de estruturas de gestão de riscos, controles e melhorias de processos.

• 4. Cadastro e Manutenção do Banco de Dados de Clientes

• Garantir o cadastro preciso e oportuno de todas as informações dos clientes no sistema.

• Manter e atualizar os perfis, contratos e documentação dos clientes no banco de dados.

• Identificar erros, duplicações ou informações faltantes e resolvê-los para manter a qualidade e a integridade dos dados.

• Apoiar equipes multifuncionais com extração, geração de relatórios e análise de dados de clientes, quando necessário.

• 5. Monitoramento e Auditoria de Documentos

• Rastrear, validar e monitorar toda a documentação necessária ao longo da jornada do cliente para garantir sua integridade.

• Realizar auditorias de rotina em arquivos, contratos e registros digitais de clientes para garantir a conformidade com as políticas internas.

• Relatar anomalias, lacunas ou problemas de não conformidade e apoiar as ações corretivas.

• Manter um sistema de gerenciamento de documentos organizado e seguro, em conformidade com os requisitos de proteção de dados.

• 6. Treinamento e Suporte da Equipe de Vendas

• Forneça treinamento às equipes de vendas sobre requisitos de documentação, padrões KYC/KYB e expectativas de qualidade de dados.

• Ofereça suporte contínuo, esclarecendo atualizações de processos, expectativas de conformidade e melhores práticas.

• Compartilhe regularmente insights sobre erros comuns, tendências ou riscos de conformidade para ajudar a melhorar a precisão e a eficiência da equipe de vendas.

• Colabore com a liderança de Vendas para garantir que os processos de integração permaneçam fluidos e em conformidade.

• Qualificações

• Experiência em KYC/KYB

• Experiência com ferramentas de automação de fluxo de trabalho, como Zapier ou Make

• Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal

• Conhecimento de excel e sistemas de gerenciamento de cadastros e ferramentas do Google.

• Conhecimento básico de Python, SQL e BI

• Requisitos

• Graduação completa

• Sólida experiência em operações de back office, cadastros e/ou prevenção de fraudes.

• Conhecimento de ferramentas de prevenção de fraudes e análise de dados.

• Inglês fluente

• Salários e Benefícios compatível com o mercado