Auxiliar de Proyecto

Auxiliar de Proyecto

Job Description

Aproximación por Niveles (Tiered Approach)

De acuerdo con el compromiso de salvaguardar capacidad y apoyar al personal actual de la Organización, la mayoría de vacantes de PNUD/IJNCDF/UNV se han anunciado utilizando un proceso de aplicación por niveles (tiers) en donde:

• Nivel 1: Otro personal del PNIJD/UNCDFNNU con nombramientos permanentes (PA) y de plazo fijo (ETA).
• Nivel 2: personal del PNUD/UNCDFNNIJ con nombramientos temporales (TA), personal con contratos PSA regulares y Voluntarios Expertos y Especialistas de las Naciones Unidas.
• Nivel 3 0 o 0 sin nivel indicado: todos los demás tipos de contratos del PNUD/UNCDF/VNLJ y de otros organismos, y demás candidatos externos Por favor tenga en cuenta del nivel(es) indicado(s) en el titulo de la vacante, si lo hay, y asegúrese de que cumple con la elegibilidad para aplicar.

I. Descripción de la oficina/proyecto:

El PNUD es la principal organización de las Naciones Unidas en la lucha para poner fin a la injusticia de la pobreza, la desigualdad y el cambio climático. Trabajando con nuestra amplia red de expertos y socios en 170 países, ayudamos a las naciones a construir soluciones integradas y duraderas para las personas y el planeta.

El PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo humano sostenible. En Panamá trabaja a nivel nacional, nivel municipal y comarcal. El PNUD hace parte de las Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Panamá aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible (UNSDCF en inglés).

Por más de 50 años, el Programa de las Naciones Unidas (PNUD) ha sido un aliado estratégico de Panamá, centrándose en soluciones integradas y alineadas con las prioridades nacionales, apoyando la gestión, implementación y ejecución de programas y proyectos en beneficio de las personas.

El PNUD en Panamá está organizado en tres grupos programáticos que coordinan más de 40 proyectos en todo el territorio nacional:

• Igualdad e inclusión social, económica y ambiental
• Gobernabilidad, paz y derechos humanos
• Cambio climático, gestión integral ambiental y reducción de riesgos y desastres

En el PNUD, la gestión basada en resultados, la igualdad de género, los derechos humanos, el enfoque multidimensional, el desarrollo territorial, la innovación, digitalización y el uso de nuevas tecnologías son transversales en todas nuestras áreas de trabajo y proyectos.

Dentro del Clúster de Igualdad e Inclusión Social, Económica y Ambiental, se brinda asistencia al Gobierno de Panamá en alineamiento con el Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible en Panamá 2026-2030 y el Plan Estratégico del PNUD 2026-2030, los cuales destacan la necesidad de fortalecer el capital humano, reducir las desigualdades y apoyar la innovación y el crecimiento sostenible.

El proyecto busca contribuir al desarrollo inclusivo y sostenible de Panamá al mejorar los niveles de cohesión social mediante la inclusión activa de niños, niñas y adolescentes en procesos colectivos de enseñanza musical. Su objetivo principal es cerrar brechas sociales y promover el sentido de pertenencia, confianza en las instituciones y participación ciudadana, especialmente en territorios marcados por la desigualdad y la exclusión.

Se basa en un modelo innovador de enseñanza colectiva de la música —a través de orquestas y coros infantiles y juveniles— que trasciende lo artístico y se convierte en una política pública transformadora que promueve ciudadanía, sentido de pertenencia, equidad de género y el respeto a la diversidad, al tiempo que ofrece nuevas oportunidades de vida para jóvenes en contextos de alta vulnerabilidad.

El/La candidato (a) seleccionado para esta posición será contratado/a bajo la modalidad contractual "Acuerdo Nacional de Servicios de Personal (NPSA por sus siglas en inglés) en el nivel NPSA 4. El contrato es por un (1) año con posibilidades de extensión según desempeño y duración del proyecto.

II. Alcance del trabajo

Bajo la supervisión directa del/de la Asociado/a de Proyecto, el/la Auxiliar de Proyecto brindará apoyo administrativo, documental y logístico para la implementación eficiente de las actividades del proyecto, asegurando el cumplimiento oportuno de los procedimientos administrativos y operativos del PNUD.

Será responsable de las siguientes funciones:

1. Apoyo administrativo

• Brindar apoyo administrativo a la gestión diaria del proyecto, incluyendo la preparación de notas, memorandos, minutas, correspondencia y otros documentos administrativos.
• Preparar, organizar y tramitar la documentación administrativa requerida para la implementación del proyecto, de conformidad con los procedimientos del PNUD.
• Apoyar en la gestión administrativa de consultorías, adquisiciones, contrataciones, viajes y otros procesos del proyecto, preparando y dando seguimiento a la documentación correspondiente.
• Apoyar en otras tareas administrativas que le sean asignadas para contribuir al adecuado funcionamiento del proyecto.

2. Apoyo logístico

• Proveer apoyo logístico para la organización y desarrollo de reuniones, talleres, capacitaciones, foros, misiones y demás actividades del proyecto.
• Gestionar los requerimientos logísticos necesarios para la ejecución de las actividades, incluyendo la obtención de cotizaciones, reservas de transporte, coordinación con proveedores, preparación y distribución de materiales y apoyo operativo durante los eventos.
• Coordinar oportunimamente los aspectos logísticos con las áreas y proveedores involucrados, de conformidad con los procedimientos institucionales.

3. Gestión documental, control de activos y aprendizaje

• Organizar, mantener y actualizar los archivos físicos y electrónicos del proyecto, asegurando su integridad, disponibilidad y adecuada conservación.
• Gestionar las comunicaciones y el registro documental del proyecto, facilitando el acceso oportuno a la información por parte del equipo.
• Mantener actualizado el inventario de los equipos y bienes adquiridos por el proyecto, de conformidad con los procedimientos del PNUD.
• Tramitar la transferencia de los activos del proyecto a las instituciones beneficiarias, asegurando el cumplimiento de los procedimientos y la documentación requerida.
• Recopilar las lecciones aprendidas durante la ejecución del proyecto.

4. Apoyo operativo

• Recopilar, organizar y verificar la documentación e información de respaldo requerida para la elaboración de informes técnicos y administrativos del proyecto.
• Mantener actualizados los registros administrativos, bases de datos y demás sistemas de información del proyecto.
• Dar seguimiento administrativo al estado de los trámites y procesos internos del proyecto, informando oportunamente sobre su avance al/la Coordinador/a de Proyecto.

5. Apoyar la creación, el intercambio y el fortalecimiento del conocimiento, así como el desarrollo de capacidades relevantes para el proyecto

• Participar en capacitaciones y organizar sesiones informativas sobre procedimientos internos para el personal del proyecto. Brindar apoyo a otras actividades de fortalecimiento de capacidades, incluyendo el diseño y la entrega de herramientas, materiales para talleres o plataformas que aprovechen la inteligencia colectiva de las comunidades y movilicen la acción.
• Brindar apoyo en la difusión e intercambio de datos relevantes y lecciones aprendidas dentro de la oficina de país y a nivel regional. Mantenerse al tanto de las mejores prácticas emergentes a nivel nacional, regional e internacional relacionadas con el trabajo del proyecto asignado.
• Realizar contribuciones valiosas a redes de conocimiento y comunidades de práctica. Apoyar la recopilación y sistematización del conocimiento, los productos y las herramientas del proyecto, así como su amplia distribuci