Associé (e) Administratif (ve)

UNDP - Associé Administratif (FR)

Dakar, Senegal

Job Info

• Job Identification 37770
• Posting Date 10/28/2026, 09:00 AM
• Apply Before 11/08/2026, 07:59 AM
• Job Schedule Full time
• Locations

Dakar, Senegal

• Agency UNDP
• Grade NPSA-6
• Vacancy Type National Personnel Service Agreement
• Practice Area Effectiveness
• Bureau Regional Bureau for Africa
• Contract Duration 1 Year with Possibility for extension
• Education & Work Experience Bachelor's Degree - 3 year(s) experience OR High School certificate- 6 year(s) experience
• Required Languages French
• Desired Languages English

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Dakar, Senegal

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Job Description

Tiered Approach

In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization, a majority of UNDP UNCDF/UNV vacancies are advertised using a tiered application process whereby:

• Tier 0: UNDP/UNCDF/UNV IP staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments, whose posts will be abolished, or contracts will be terminated or not renewed during 2026.
• Tier 1: Other UNDP/UNCDF/UNV staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments
• Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV staff holding temporary appointments (TA), personnel on regular PSA contracts, and Expert and Specialist UN Volunteers
• Tier 3 or no tier indicated: All other contract types from UNDP/UNCDF/UNV and other agencies, and other external candidates

Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply.

Background

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations Unies, reliant les pays au savoir, à l'expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Le PNUD est présent dans plus de 170 pays et territoires, soutenant les pays dans l'atteinte de leurs propres objectifs de développement et des objectifs de développement convenus au niveau international, en créant et partageant des solutions dans les domaines du Développement Durable, de la Gouvernance Démocratique et de la Consolidation de la Paix, ainsi que de la Résilience face au Climat et aux Catastrophes. Le PNUD soutient l'Agenda 2030 pour le Développement Durable et les 17 nouveaux Objectifs de Développement Durable (ODD), car ils contribuent à façonner le développement durable mondial pour la prochaine décennie. Le Bureau Régional pour l'Afrique (BRA) du PNUD est son plus grand bureau régional, couvrant 46 pays, allant des économies à revenu moyen élevé aux pays les moins avancés, ainsi que des pays en crise et en situation post-crise.

Dans la région LCB, des progrès significatifs ont été réalisés pour faire face aux crises multidimensionnelles, y compris la lutte contre les factions de Boko Haram. Cependant, la situation sécuritaire reste volatile, laissant 2,8 millions de personnes déplacées à l'intérieur du pays et 257 100 réfugiés dans la région en mars 2024. Les causes structurelles des crises, comme la faible présence des autorités locales, les tensions communautaires et la marginalisation de longue date, demeurent. Ces facteurs ont entraîné un déficit de confiance entre les États et les communautés. Il est à noter que les impacts du changement climatique représentent un facteur de risque majeur dans une région marquée par la fragilité. Les défis complexes auxquels la région LCB est confrontée nécessitent des interventions civiles limitées dans le temps, locales et intégrées. Actif de septembre 2019 à août 2024, le Dispositif Régional de Stabilisation (DRS) s'est concentré sur la construction de la confiance entre les communautés et les autorités légitimes et sur la mise en place des bases pour la reprise, la consolidation de la paix et le développement dans la région LCB.

Duties and Responsibilities

Sous la direction générale du Team Leader de la SMDF-RSF et la supervision directe du Spécialiste des Opérations l’Associé à l’Administration auras les responsabilités suivantes :

Appui administratif à la facilité en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Rédiger l'ordre du jour, assurer le suivi logistique des réunions et informer les participants aux réunions. Assister à ces réunions lorsque cela est nécessaire ;
• Tenir à jour et assurer le suivi des décisions et des actions convenues;
• Préparation des pièces justificatives non-PO et PO ;
• Maintenir le système de contrôle des dépenses internes, y compris des actions correctives opportunes sur les pièces justificatives non comptabilisées, notamment les pièces justificatives comportant des erreurs de contrôle budgétaire, des exceptions de correspondance, des pièces justificatives non approuvées;
• Organiser les réservations de voyage, traiter les demandes de visas, cartes diplomatiques, permis de conduire et autres documents administratifs y compris le suivi de travel claim (TC);
• Gérer les fournitures de bureau, y compris la maintenance de la liste des stocks, la distribution des fournitures selon les besoins du personnel et la tenue d'un journal de distribution;
• Aider à faciliter la livraison, la collecte, la reproduction et la transmission des courriers ;
• Tenir à jour le système d'archivage électronique afin d'assurer l'organisation thématique et la disponibilité des documents, de la correspondance et du matériel de référence toutes autres tâches connexes qui pourraient être requises ou assignées par le superviseur;
• Apporter un soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites;
• Coordonner avec l’unité des Achats pour la demande sur le marché local et internacional de biens et services;
• Maintenir d’un système de classement des dossiers administratifs tout en assurant la confidentialité.

Soutien à la mise en oeuvre des stratégies opérationnelles en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:

• Assurer la conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD;

• Contribuer à la gestion des documents de garantie de soumission et de garantie de bonne exécution et mise en oeuvre des procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes connexes;

• Donner des inputs aux processus administratifs du Programme;

• Fournir un soutien administratif et logistique;

Accomplir des taches supplémentaires, au besoin.

Appuyer la planification du projet et l’élaboration du plan de travail annuel :

• Contribuer à l’élaboration des plans de travail annuels, à la planification et au séquençage des activités ainsi qu’aux plans de mise en œuvre détaillés;
• Appuyer l’élaboration des budgets;
• Soutenir la révision périodique des plans de travail annuels et des plans d’achat en coopération avec le responsable des achats;
• Accomplir des tâches supplémentaires, au besoin.

Soutenir le développement et le partage des connaissances, des meilleures pratiques et des leçons apprises :

• Contribuer à la collecte et à la diffusion des leçons apprises et des bonnes pratiques dans la gestion de l’environnement et des risques de catastrophes;
• Organiser des sessions de capitalisation et de formation interne pour renforcer les compétences de l’équipe;
• Aider à l’élaboration de guides et d’outils méthodologiques pour la gestion durable et résiliente.

Le titulaire du poste accomplit d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

Arrangement institutionnel :

L’ Associé Administratif du SMDF-RSF travaillera sous la supervision directe du Spécialiste des opérations.

Competencies

Core competencies

• Obtenir des résultats : Niveau 1: Planifie et contrôle son propre travail, prête attention aux détails, fournir un travail de qualité dans les délais impartis;
• Penser de manière innovante : Niveau 1: Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, il résout les problèmes de manière pragmatique et apporte des améliorations ;
• Apprendre en permanence : Niveau 1: Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d'information ;
• S'adapter avec agilité : Niveau 1: S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible ;
• Agir avec détermination : Niveau 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de faire preuve de calme face à l'adversité, est confiant;
• Engagement et partenariat : Niveau 1: Fait preuve de compassion/compréhension à l'égard des autres, noue des relations positives;
• Favoriser la diversité et l'inclusion : Niveau 1: Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

Cross-Functional & Technical compet