Assistant Facility Manager

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職務描述書（JD）: Assistant Facilities Manager (AFM)

ポジション概要

担当クライアントアカウントにおけるアシスタント・ファシリティ・マネージャー（AFM）は、主に本社（HQ）におけるファシリティ運営およびソフトサービス（FM総合窓口(サービスデスク)）、受付、メールサービス、コーヒーマシン・給茶機サービス、イベントサポート等）を統括するオペレーティングマネージャー（業務運営責任者）としての役割を担います。

また、現場の業務運営全体を管理・改善し、日常的なオンサイト運営管理に加えて国内他2サイトへの管理・サポートを行います。ビルオーナー（BMO）やパートナーベンダー、さらにはリージョン（Region）チームと緊密に連携しながら、チーム全体の成果に貢献します。

• チーム構成 JLL　7名 (今回のポジションを含む)
• 勤務時間 9:00-17:10
• 勤務日 クライアントの年間カレンダーに準じる
• WFH 原則は出勤が前提だが、状況によってはWFHあり
• 契約形態 プリンシパルモデル、リージョナル契約

主な職務内容と期待される行動

• サイト運営・環境維持・BMO連携（オペレーティングマネジメント） オペレーティングマネージャーとして日常のFMオペレーションを統括し、優先順位を判断して品質と期限を確保する。ビル管理会社（BMO）やサブコントラクターと日常的にコミュニケーションを図り、設備・防災・清掃・入退館等のビルインフラが適切に維持されるよう調整する（技術的な設備管理や専門エンジニアの直接管理は除く）。法令、JLLおよびクライアントの安全衛生（EHS）および情報管理基準を徹底し、現場のリスク管理を行う。

• ソフトサービスおよび現場運営の管理 FM総合窓口（サービスデスク）、受付（Reception）、メールサービス、コーヒーマシン・給茶機サービス、イベントサポート、什器・文房具管理、廃棄物管理などのサービスがSLA/KPIに則って提供されているかを管理・監督する。メインサイトである本社の直接管理に加え、他2つの国内サイトへのサポートやトラブルシューティングを主導する。

• 地域（Region）連携およびプロジェクト参画 Lead FM（LFM）と密に連携・役割分担し、Regionから展開される各種プロジェクト、イニシアティブ、新しいプロセス等のローカルサイトへの導入・実行・展開に主導的に参画する。Regionやアカウント全体の基準に沿ったレポート作成やデータ管理、ベストプラクティスの共有をサポートする。

• 予算・購買管理 支出状況と費用対効果を把握し、購買プロセス（PO発行、見積書取得、請求・アクルーアル対応）を確実に実行する。合理的なコスト削減（Savings）やプロセス改善を提案・実行する。

• 業務標準化・効率化 業務手順書やマニュアルの整備を推進し、チーム内の属人化を解消し、サイト内の運営品質が維持できる体制（PPMやBCP等を含む）を構築する。ワークオーダー（WO）管理ツールやJLLシステムをフルに活用し、業務プロセスの可視化と効率化を推進する。

• メンバー支援・チーム貢献 チームメンバーの進捗や業務における課題を把握し、適切な指導・サポート・助言を行い、自立を促す。Lead FMやチームメンバーと密に連携し、チーム全体のエンゲージメント向上に貢献する。

応募要件（Candidate Specification）

• 経験・スキル ファシリティ・マネジメント（FM）、総務、または同等の実務経験（3年以上推奨） FM総合窓口（サービスデスク）、メールサービスなどのソフトサービス運営、またはカスタマーサービス（Hospitality）の経験 オペレーティングマネージャーとして、複数のステークホルダー（クライアント、JLL社内、ビルオーナー、パートナーベンダー、社内ユーザー）と信頼関係を構築し、円滑に合意形成を図れる優れたコミュニケーション能力 PCスキル（Excel、Word、PowerPoint、および管理システム・ツールの利用経験）

• 言語力 ビジネスレベルの英語力（読み書き・会話）：グローバル/リージョン基準の契約・レポートに対応し、英語でのコミュニケーション（システム入力、メール、ミーティング、Regionからの指示・資料の理解等）が円滑に行えること

• 求める資質（Competencies） 顧客志向（Customer Centricity）が高く、変化や新しいイニシアティブに対して柔軟かつ迅速に学べる姿勢（Self-learn / Quick-learn） 現場の課題を自ら発見し、具体的な改善策を提案・実行できる主体性 チームを支援し、メンバーの育成に前向きに取り組めるリーダーシップの素養

Location: On-site – Tokyo, Japan

If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

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