ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

DESCRIPTIF DU POSTE

Sous la supervision de l Operations Manager, l Assistant(e) Administratif(ve) assure le bon fonctionnement administratif quotidien du bureau. Il/Elle appuie la gestion du courrier, de l accueil, des fournitures, de l archivage et de l organisation logistique des réunions, et fournit un support administratif transversal aux différents départements du bureau.

RESPONSABILITÉS CLES

Support administratif général

• Assurer la réception, l enregistrement et la distribution du courrier entrant et sortant ;
• Mettre en forme et classer les courriers, notes et documents administratifs courants ;
• Tenir à jour le système de classement et d archivage physique et électronique du bureau ;
• Assurer la photocopie, la numérisation et la reproduction de documents selon les besoins.

Accueil et gestion des visiteurs

• Assurer l accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et prestataires ;
• Orienter les visiteurs vers les services concernés et gérer le registre des visites ;
• Veiller au respect des procédures de sécurité liées à l accès aux locaux.

Organisation des réunions et appui logistique

• Organiser la logistique des réunions internes (réservation de salle, matériel, rafraîchissements) ;
• Appuyer l organisation d événements internes (formations, ateliers, visites officielles).

Gestion des fournitures de bureau

• Assurer le suivi et la gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables ;
• Transmettre les demandes de réapprovisionnement à la Supply Chain en temps utile ;
• Tenir à jour un inventaire simple du petit matériel de bureau.

Appui logistique et administratif aux déplacements à Kinshasa

• Réservations et gestion des hôtels : appui à la réservation, confirmation et suivi des hébergements ;
• Gestion des mouvements aéroportuaires : organisation et coordination des transferts entre l’aéroport, les hôtels, les bureaux et autres lieux de destination ;
• Organisation des taxis et transports : réservation et coordination des services de taxi et autres moyens de transport nécessaires aux déplacements ;
• Appui aux démarches de visa : assistance dans les procédures de demande, renouvellement et suivi des visas ;
• Gestion des documents administratifs : appui à la préparation, au suivi et à la transmission des documents administratifs requis pour les déplacements et séjours à Kinshasa ;
• Assistance générale aux voyageurs : accompagnement et résolution des difficultés logistiques ou administratives pouvant survenir avant, pendant et après le séjour.

Autres tâches

• Exécuter toute autre tâche administrative confiée par l Operations Manager, en lien avec les besoins du bureau ;
• Respecter les procédures internes d IRC en matière de confidentialité et de sécurité de l information.

PROFIL REQUIS

Qualifications et expérience requises

• Diplôme d'État (secondaire) au minimum ; un diplôme de niveau Bac+2/3 en administration, secrétariat ou domaine connexe est un atout ;
• Au moins 1 à 2 ans d expérience dans une fonction administrative similaire, idéalement dans le secteur humanitaire ou une organisation internationale ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, messagerie électronique) ;
• Bonne maîtrise du français, à l écrit comme à l oral ; la connaissance de l anglais est un atout.

Compétences et qualités requises

• Sens de l organisation, rigueur et souci du détail ;
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées ;
• Bon sens relationnel et courtoisie dans l accueil et la communication ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais ;
• Esprit d initiative et capacité à travailler de manière autonome comme en équipe.

La/le candidat(e) doit s engager à respecter les politiques de l IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d égalité et d inclusion.

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s agit de l Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l Egalité.

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l enfant et de l adulte d IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude.

Conformément à la sauvegarde, l IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l égalité des chances : L IRC est un employeur de l égalité des chances. L IRC considère tous les demandeurs d emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l orientation sexuelle, à l âge, à l état matrimonial, au statut d ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l origine nationale, la religion, l orientation sexuelle, l identité de genre, l âge, l état matrimonial, le statut d ancien combattant ou le handicap. IRC s est également engagé à réduire l écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d autres avantages de soutien.

Engagement en partenariat : IRC s engage à travailler en partenariat avec les organisations locales de manière équitable, transparente et collaborative. Tous les postes au sein de l IRC exigent la promotion des principes de redevabilité mutuelle, de partage de capacités, de co-création et de respect de l expertise locale. Tous les employés de l IRC doivent impérativement défendre et respecter les six principes de partenariat (Egalité, Complémentarité, Réciprocité, Solidarité, Recherche de résultats, Humilité).

Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality