Administrative Assistant (m/w/d)

About the Role Als Team Assistant am Standort Koblenz übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der administrativen und organisatorischen Unterstützung der Standortteams und Führungskräfte. Sie tragen maßgeblich zu reibungslosen täglichen Abläufen bei, indem Sie Aktivitäten koordinieren, die interne Kommunikation unterstützen und standortbezogene administrative sowie Empfangsprozesse verantworten. In enger Zusammenarbeit mit anderen Assistenzkräften schaffen Sie ein professionelles, gut organisiertes und einladendes Umfeld für Mitarbeitende, Besucher und externe Partner. What You'll Do

• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Standortteams und Führungskräfte, einschließlich Terminkoordination und Kalenderpflege
• Erstellung, Pflege und Organisation standortbezogener Dokumentationen, Präsentationen und interner Unterlagen
• Unterstützung der internen Kommunikation und teamübergreifenden Koordination am Standort Koblenz
• Organisation von Standortbesprechungen, Workshops, Schulungen und Teamevents inkl. Raumreservierung, Catering und Besucherkoordination
• Gemeinsame Betreuung des Standortempfangs mit anderen Assistenzen: Begrüßung von Besuchern, Bearbeitung eingehender Anrufe, Koordination von Zutrittsberechtigungen sowie Sicherstellung eines professionellen Front-Desk-Auftritts
• Zentrale Ansprechperson für interne Kolleginnen und Kollegen sowie externe Partner und Dienstleister
• Unterstützung von Onboarding- und Offboarding-Aktivitäten für Standortmitarbeitende, inklusive Zugriffsanfragen und Abstimmung mit internen Funktionen
• Unterstützung bei allgemeinen administrativen Themen wie Büromaterial, Standortservices und gebäudebezogenen Anliegen What We're Looking For
• Erste Berufserfahrung in einer administrativen Tätigkeit, im Office Support oder als Teamassistenz
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS Office, SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Erfahrung im Empfangs- oder Front-Desk-Bereich ist von Vorteil
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagement